Arşivleriniz yeterince düzenli mi?

Hem günlük hayatımızda, hem de iş hayatımızda ne kadar yoğun bir bilgi bombardımanına maruz kalıyoruz, öyle değil mi? Bu bilgi bombardımanı içinde kaybolmamak için, bizim için gerekli ve faydalı bilgileri ayıklamalıyız. Ve tabii, bu bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde ulaşmamızı sağlayacak pratik çözümler bulmalıyız. Bunlar arasında en önemlisi şüphesiz ki arşiv oluşturmaktır. Peki, arşivlerimizin düzenine yeterince özen gösteriyor muyuz? Arşivleme araçları hakkında yeterli bilgi ve deneyimimiz var mı?

Bu sorulara eğer gönül rahatlığı içinde evet cevabını veremiyorsanız, işte sizler için çok faydalı bir yazı… Arşivleme araçları ve kullanım şekilleri hakkında doyurucu pek çok bilgi ve püf noktasını sizler için bu yazıda derledik. Geliniz hep birlikte, arşivlerimizi kolay ve pratik bir şekilde nasıl düzenleyebileceğimizi inceleyelim…

Arşiv nedir?

Öncelikle arşivin genel bir tanımını yapmak gerekirse, bireylerin veya kurumların faaliyetleri sırasında ürettikleri veya elde ettikleri bilgi ve belgeler şeklinde bir tanım yapabiliriz. Arşivler aynı zamanda da gerçek kişilerin, tüzel kişilerin veya kurumların faaliyetleri sonucunda oluşan dokümanları barındıran ortamların genel isimleridir. Tüm arşiv türleri genel olarak 4 başlık altında gruplandırılabilir; birim arşivleri, kurum arşivleri, devlet arşivleri ve özel arşivler.

Arşivlere niçin ihtiyaç duyarız?

Hani bir söz vardır; “Söz uçar, yazı kalır!” diye… Ne kadar güzel bir söz, öyle değil mi? Arşivleme aslında, ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeleri saklamak ve gerektiğinde hızlı ve kolay bir şekilde bunlara ulaşmak için ortaya çıkmış bir ihtiyaç. Bilgiyi kayıt altına almak yetmiyor çünkü, arşivleme araçları ile belli bir düzene göre sınıflandırmazsanız ihtiyaç duyduğunuz bilgiye ulaşmanız çok zor.

Arşivlerin öneminin bu denli büyük oluşu, arşivlerde yapılacak işleri özel birtakım kurallara bağlamayı da gerekli kılmış. Ülkemizde kurum ve devlet arşivlerde görev yapacak arşiv elemanlarının yetiştirilmesine çok önem verilmekte. Hazırlanan arşiv yönetmelikleriyle gerekli her türlü önlem alınmakta. Arşivleme araçları kullanımı ile arşivlerde uyulması gereken kurallar belirlenmekte. Bu gibi düzenlemeler sayesinde bu arşivler, merak edilen konular hakkında her türlü arşiv araştırması için uygun nitelikler kazanmakta.

Arşivleme işlemleri nelerdir?

İyi bir arşive sahip olmak için, arşivleme işlemlerine dikkat etmek gerekir. Bunlardan başta geleni ayıklamadır. Elinize geçen tüm bilgi ve belgeleri arşivleme araçları ile arşivlemeye kalkarsanız, bu sizin için hem emek, hem de zaman kaybıyla sonuçlanır. Bu konuda iyi bir sonuca ulaşmak için şu iki soruyu sorabilirsiniz; “Elimdeki bu bilgi veya belge, hukuki geçerliliğe ve bir kanıt olma vasfına sahip mi?”, “Bu bilgi veya belgeyi dosyalama sistemleri içinde arşivlemenin sağlayacağı bir fayda var mı?”

Bu iki soruya vereceğiniz cevaplar olumsuz yöndeyse, o zaman arşivlemenin ikinci aşaması olan imha aşamasına geçebilirsiniz. İmha ettiğiniz bilgi ve belgeler, arşivinizdeki bilgi ve belgelere kolay ve hızlı bir şekilde ulaşmanızı sağlar. İmha işlemleri sırasında, bu iş için özel olarak üretilmiş evrak imha makineleri kullanmanız iş yükünüzü büyük ölçüde azaltacaktır.

Arşivlemede en yaygın kriterler ise kronolojik ve alfabetik sıralamadır. Arşivlik malzemelerinizi sınıflandırmak için farklı birtakım dosya ve klasörler kullanabilir, kayıt defterleri ile bu bilgi ve belgeleri hangi arşivleme aracının içinde sakladığınızı kayıt altına alabilirsiniz. Kayıt defterlerinin en önemli özelliği, arşivleme araçları içinde derlediğiniz arşivlik malzemelerinizin sıra düzenini takip etmenizi kolaylaştırmak ve tekerrür ya da atlama gibi sorunların önüne geçmektir.

Arşivleme araçları nelerdir?

Bilgi ve belgelerimizi sınıflandırıp koruma altına almamızı sağlayan araçlara arşivleme araçları diyoruz. Bu araçların seçiminde en önemli noktalardan biri, arşivlerin fiziksel koşullarına uygun olmaları. Arşivleme araçlarını satın almadan önce, bunlar hakkında bilgi sahibi olmalı ve ihtiyaçlarınıza en uygun araçları seçmelisiniz. Doğru arşivleme araçları ile oluşturulan arşivler size çok şey kazandırabilir. 

Arşivleme araçlarını temel olarak dolap ve raf üniteleri, dosya ve klasörler ve yardımcı araçlar şeklinde üç gruba ayırabiliriz. Bilgi ve belgelerimizi hangi tip dolap ve raflarda tutacağımıza, hangi dosya ve klasörler içinde saklayacağımıza, arşivlerimizde pratik çözümler elde etmek için ne gibi yardımcı araçlar kullanacağımıza baştan doğru bir şekilde karar verirsek gereksiz emek, zaman ve para kaybının önüne geçerek şık, kolay ve pratik arşivler kurabiliriz.

Dolap ve raf üniteleri alırken nelere dikkat etmeliyiz?

Dolap ve raf üniteleri, arşivlerimizin en önemli kısmını teşkil eder. Nasıl bir arşiv dolabı ve raf ünitesi alacağımıza karar verirken öncelikle, arşivlemek istediğimiz bilgi ve belgelerin niteliğini ve arşiv ortamının fiziksel koşullarını dikkate almalıyız. Ayrıca, bu ürünlerin estetik özelliklerine ve ofis dekorasyonu içinde oluşturacakları renk ve konsept bütünlüklerine de dikkat etmeliyiz. Bu şekilde yapacağımız tercihler, arşivleme araçları ile arşivlerin sevimsiz ve netameli görüntüsünü değiştirebilir. Arşivlerimizde geçirdiğimiz süreyi de daha keyifli hale getirebilir. 

Arşiv dolapları genel olarak dikey çekmeceli, yatay çekmeceli, açık raflı, kapalı raflı, kilitli, hareketli veya raylı olabilmektedir. Dosya dolabı alırken, ayarlanabilir raflara sahip olan dolapları tercih etmeniz, arşivleme araçları kullanımı ve arşivleme işleriniz sırasında kolay ve pratik çözümler bulmanıza yardımcı olur. Tabii, raflara askılı dosya asabilme imkanı varsa, bu da tercihlerinizi etkileyecek önemli bir nokta olacaktır. Eğer evrak, broşür, disket ve farklı birtakım dijital malzemelerden oluşan karma bir arşiv yapmak istiyorsanız, bu durumda modüler yapıya sahip dosya dolaplarını tercih etmelisiniz.

Arşivinizde eğer herkesçe okunmasını ya da erişilmesini istemediğiniz bilgi ve belgeler bulundurmak istiyorsanız, bu durumda kapalı veya kilitli dosya dolaplarını tercih etmelisiniz. Bu gibi özel dosya veya klasörleriniz için arşivleme araçları içinde arşiv kutuları veya arşiv kolilerini kullanmayı da tercih edebilirsiniz. Herhangi bir gizliliğe sahip olmayan arşivlik malzemelerinizi ise açık raflı dosya dolaplarında arşivleyebilirsiniz.

Dosya türleri nelerdir?

Dosya dolaplarınıza karar verdikten sonra, dosya seçiminizi yapabilirsiniz. Piyasada hemen her amaca uygun pek çok dosya çeşidi bulunmakta. Arşivleme araçları içinde dosya türlerini genel olarak poşet dosya, telli dosya, askılı dosya, karton dosya, sıkıştırmalı dosya, çıtçıtlı ve lastikli dosya şeklinde gruplandırabiliriz.

Dosya türleri arasında poşet dosyalar, pek çok kesimden kullanıcı tarafından en sık kullanılan arşivleme araçlarından biridir. Şeffaf ve oldukça ince malzemelerden üretilen poşet dosyalar, önemli kağıt ve notlarınızı delmeye gerek olmadan saklamanızı sağlar, fiziki etkenlere karşı onları korur. Eğitim ve iş hayatında sıkça kullanılan bu ürünler, öğrencilerin ve ofis çalışanlarının en önemli ihtiyaçları arasında yer almakta.

Dosya alırken nelere dikkat etmek lazım?

Dosya alırken dikkat etmeniz gereken en önemli konu, bu dosyayı hangi tür evraklar için ve nasıl kullanmak istediğinizdir. Ayrıca, arşivleme araçları içinde dosyaların sırt kısımlarındaki delikler arasındaki mesafe her ne kadar standart olsa da delik kısımlarının başlangıç noktası farklı markaların ürünlerine göre farklı olabilmektedir. Bu nedenle, dosya alımında toplu sipariş yoluna gitmeniz hem bu sorunu çözer, hem de bu ürünleri her an elinizin altında bulundurmanıza yardımcı olur. Online alışveriş sitesi Ofix.com üzerinden bu gibi toplu siparişlerinizi kolaylıkla verebileceğinizi de hatırlatalım…

Poşet dosyaların yanı sıra diğer dosya çeşitleri de farklı kullanım amaçlarına en uygun çözümler sunmaktadır. Bu ürünleri seçerken esas kriteriniz kullanım amacınız olduğu gibi, ürünlerin materyallerine, fiyatlarına ve estetik özelliklerine de dikkat etmelisiniz. Örneğin arşivleme araçları içinde çıtçıtlı dosyalar, farklı ebatlardaki dokümanlarınızı ve materyallerinizi korumak için kolay ve pratiktir. Bu ürünler piyasaya ilk çıktığı günden beri öğrencilerin ve ofis çalışanlarının gözdesi haline geldi. Kapaklı dosyalar içinse mahkeme dosyaları ve avukat büro dosyaları iki klasik örneği teşkil etmekte. Eğer tercihiniz lastikli dosyadan yanaysa, lastiklerin dayanıklı olmasına dikkat etmelisiniz.

Personel özlük dosyaları çok önemli.

İş hayatının en önemli konu başlıklarından biri, personellerin özlük işlemleridir. Bu işlemlerin takibi ve arşivlenebilmesi için gerekli niteliklere sahip dosyalara personel özlük dosyası denilmekte. Arşivleme araçları içinde bu dosyalar, işletmelerin insan kaynakları veya muhasebe departmanlarında özel dolaplarda saklanır ve içindeki bilgilerin gizli kalmasına büyük özen gösterilir. Personel özlük dosyalarında, ilgili personelin tüm iş hayatının basamakları, medeni durumu, sağlık durumu, maaş bilgileri, aldığı ödül ve cezalar, mesleki donanım ve yeterlilikleri ve diğer tüm özlük işlemleri yer alır.

Ofix personel özlük dosyalarını denediniz mi?

Online alışveriş sitemiz Ofix.com tarafından satışı yapılan Ofix personel özlük dosyaları, kullanıcıların talep ve beklentilerini en güzel şekilde karşılayacak niteliklere sahip. Kraft 4 yapraktan oluşan bu dosyalar, özel tasarımı ve yüksek dayanıklı yapısı nedeniyle genel kullanıcılar tarafından çok beğenildi ve en sık tercih edilen arşivleme araçları içinde yer aldı. Fotoğraf cepli bu dosyalarda özel demir çubuğun kalitesini çok beğeneceğinize eminiz…

Klasör çeşitleri nelerdir?

Klasörler de yine, arşivleme araçları arasında en sık tercih edilen ürünlerin başında gelmekte. Klasör çeşitlerini genel olarak plastik klasör, karton klasör, halkalı klasör ve telgraf klasör şeklinde sınıflandırabiliriz. Bunlar arasında en çok plastik ve karton klasörlerin tercih edildiğini söyleyebiliriz. Renk tercihleri arasında ise mavi ve siyah renkli klasörlere daha yüksek bir talep olduğunu söyleyebiliriz. Arşivleme araçları içinde klasörlerinizi seçerken dikkat etmeniz gereken en önemli nokta, arşivlemeyi sağlayan metal kısımlarının sağlamlığıdır. Bu noktaya dikkat ederseniz, alacağınız klasörü uzun süreler kullanabilirsiniz…

Ofix plastik klasörleri denediniz mi?

Ofix.com‘da satışını gerçekleştirdiğimiz arşivleme araçları arasında Ofix plastik klasörlerin ayrı bir önemi var. Hem dayanıklı yapısı, hem birbirinden güzel renk alternatifleri, hem de uygun fiyat avantajları nedeniyle Ofix plastik klasörleri gerek bireysel, gerekse kurumsal müşterilerimiz tarafından en sık sipariş verilen ürünler arasında. PP dış kaplamaya sahip, 25.5 x 31.8 cm ebatlarında, geniş veya dar olmak üzere iki farklı sırt kalınlığı seçeneğine sahip bu ürünlerin özel metal mekanizmaları, bu ürünleri uzun süreli kullanımlar için uygun hale getirmekte. Sitemizden vereceğiniz siparişlerle bu ürünlere kolay bir şekilde ulaşabilirsiniz. 

Arşivleme araçları arasında yardımcı ürünler nelerdir?

Yukarıda anlattığımız geleneksel arşivleme araçlarının yanı sıra arşivlerinizde evrak rafları, magazinlik, seperatör ve evrak imha makinesi bulundurursanız, arşivinizde düzeni sağlamanız kolaylaşır. Arşivleme araçları içinde evrak rafları, henüz arşivinize yerleştirmediğiniz dokümanlarınızın kaybolmasını engeller. Magazinlikler ise çalışma ortamlarınızda fazla yer kaplamaz ve arşivlik malzemelerinizin sınıflandırılmasına katkı sağlar.

Seperatörler, çeşitli evraklarınızı sıralamanız ve bir düzene koymanız için en kullanışlı yardımcı ürünlerden biridir. Bu ürünler arasında en sık tercih edilen Noki seperatörlerinin harfli, rakamlı, renkli ve aylara göre düzenlenmiş farklı çeşitleri mevcut. Kaliteli PP materyallerden üretilen Noki seperatörleri, arşivlerinize pratikliğin yanı sıra estetik bakımdan da ayrı bir güzellik katacak…

Evrak imha makineleri ise arşivleme işlemlerinden imha aşamasında karşılaşılan sorunları hızlı ve pratik bir şekilde çözmekte. Bu ürünlerin fazla yer kaplaması, hızlı oluşları ve CD, tel zımba, kredi kartı gibi farklı materyallerin imhasında da kullanılması, en önemli tercih nedenleri arasında. Farklı ebatlarda imal edilen bu ürünler arasında arşiviniz için en uygun olanını seçebilir, arşivlerinizi daha etkin hale getirebilirsiniz.

Tüm arşivleme araçları siparişlerinizi online alışveriş sitemiz Ofix.com üzerinden sipariş verebileceğiniz hatırlatmasıyla bu yazımızı tamamlayalım. 

Arşivlerde harcadığınız süreyi kısaltıp sevdiklerinizle keyifli vakitler geçirmeniz dileklerimizle…