Dijital arşiv nedir ve nasıl oluşturulur?

Hayatımızın her alanında çeşitli işler yapıyor, bu işler sırasında farklı türden bilgi, belge ve dokümanları kullanıyoruz. Teknolojinin gelişmesiyle birlikte bilişim sistemleri hayatımızda giderek daha fazla yer işgal ediyor. Özellikle iş hayatımızda artık pek çok bilgi, belge ve dokümanı geleneksel yöntemler ve araçlarla değil, dijital yöntemler ve araçlarla arşivlemeye çalışıyoruz. Dijital dönüşüm süreçlerini tamamlamış işyerlerinde oluşturulan dijital arşivler bir taraftan büyük bir maliyet avantajı yaratıyor. İşletmenin fotokopi kağıdı, toner, dosya, klasör vb. maliyetlerini en düşük seviyeye indiriyor. Bir taraftan da veri kaybını önlüyor ve ihtiyaç halinde verilere erişimi kolaylaştırıyor. Bulut çözümleriyle entegre dijital arşiv sistemleri, çalışanların diledikleri ortamlardan istedikleri verilere kolayca ulaşmasını sağlıyor. Pandemiyle birlikte önemi daha iyi anlaşılan dijital arşiv sistemlerinin ileride çok daha yaygınlaşacağını tahmin etmek zor değildir. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, dijital arşiv nedir ve nasıl oluşturulur konusunu ele alacağız. Dijital arşivle ilgili merak ettiğiniz tüm soruların cevaplarını bu yazımızda bulabilirsiniz. 

Dijital arşiv nedir?

Öncelikle kısaca arşivden bahsedelim. Nitekim arşiv, bireylerin veya kurumların faaliyetleri sırasında ürettikleri veya elde ettikleri bilgi ve belgelerdir. Aynı zamanda da gerçek kişilerin, tüzel kişilerin veya kurumların faaliyetleri sonucunda oluşan dokümanları barındıran ortamların genel adıdır. Arşivlerin başlıca dört temel çeşidi vardır. Bunlar birim arşivleri, kurum arşivleri, devlet arşivleri ve özel arşivlerdir. Arşivlemenin temel amacı, ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeleri saklamak ve gerektiğinde bunlara erişimi kolaylaştırmaktır. Bu bakımdan arşivler sadece bilgi ve belgeleri kayıt altına almaz. Aynı zamanda da sınıflandırır ve bunlara erişimi kolaylaştırır. İyi oluşturulmuş bir arşiv sayesinde kişiler ve kurumlar, iş akışlarını düzgün şekilde sürdürürler. Arşivlenen bilgi ve belgeler sayesinde kişilerin, kurumların, tüzel kişilerin ve devletlerin hak ve yükümlülükleri kayıt altına alınır. Herhangi bir anlaşmazlık durumunda arşivler sorunların çözümüne katkı sağlar. Arşivlenen her bilgi ve belge, kişilerin ve kurumların birbirleriyle ilişkilerini belirli kurallar doğrultusunda ve düzen içinde sürdürmelerini sağlar. 

Arşivlerin bu denli önemli olması, kamuda ve özel sektörde arşivleme çalışmalarına yönelik çeşitli düzenlemeleri zorunlu kılmakta. Nitekim ülkemizde kurum ve devlet arşivlerde görev yapacak arşiv elemanlarının yetiştirilmesine çok önem veriliyor. Hazırlanan arşiv yönetmelikleriyle gerekli her türlü önlem alınıyor. Arşivlerde ve arşivlemede uyulması gereken kurallar belirleniyor. 2000’li yıllardan itibaren bilişim teknolojilerinde başlayan hızlı ilerleme süreçleri, kamuda ve özel sektörde dijital dönüşüm süreçlerini hızlandırdı. Bu bağlamda arşivleme çalışmalarında dijital yöntemler ve araçlar öne çıkmaya başladı. Süreci sağlıklı şekilde sürdürmek için çıkartılan Dijital Arşiv Yönetmeliği dijital arşivlemenin temel ilke, kural ve yöntemlerini ortaya koydu. Bu yönetmelik çerçevesinde dijital arşiv programları geliştirildi. Bu alanda hizmet veren çeşitli firmalar yeni bir sektörün doğmasını sağladı. Dijital arşive geçen işletmelerin sağladığı kolaylıklar ve elde ettikleri tasarruf miktarının yüksek olması, dijital arşiv hizmetlerine yönelik ilginin sürekli artmasını sağladı. İşletmenizde henüz dijital arşiv oluşturmadıysanız başlangıç için gerekli bilgileri bu yazımızda sizlerle paylaşacağız. 

Dijital arşiv ne işe yarar?

Dijital arşivin en önemli amacı, belge ve dokümanların kağıtsız ortamda saklanması ve yönetilmesidir. Nitekim dijital ortama aktarılan bilgi ve dokümanlar dijital veriler sayesinde saklanır. Herhangi bir arşiv malzemesinin dijitale aktarılması, başta saklama sorunu olmak üzere pek çok sorunu etkin şekilde çözer. Dijital arşiv içinde yer alan arşiv malzemeleri yüksek güvenlik önlemleriyle koruma altındadır. Veri kayıplarını önleyen dijital çözümler sayesinde fiziki koşullardan kaynaklı tüm riskler ortadan kalkar. Arşiv malzemeleri her türlü ticari defter ve evrak, resim veya plan olabilir. Ayrıca haritalar, projeler, fotoğraflar, film ve ses kayıtları da birer arşiv malzemesidir. Bu malzemeleri dijital ortama aktararak oluşturacağınız dijital arşiv sayesinde arşiviniz çok daha güvenli ve kalıcı hale gelir. Çünkü fiziki nedenlerle arşiv malzemeleriniz zarar görse bile dijital arşiv malzemeleri bozulmaz. Resmi evrakların dijital arşiv içinde toplanması, sınıflandırılması ve erişime açılması, özellikle kamusal alanlarda ve ticari faaliyetlerde büyük bir verimlilik sağlar. 

Dijital ortama aktarılan belge ve dokümanlar, türlerine ve içeriklerine göre sınıflandırılarak kayıt altına alınır. Örneğin proje adı, kodu ve alanı, karar nosu, pafta veya ada numarası gibi veriler dijital belgelerin takibini kolaylaştırır. Bu amaçla üretimi gerçekleşen programlara dijital arşiv programları denir. Bu programlarda dijital arşiv oluşturmak için farklı teknolojiden yararlanılır. Örneğin kısa adıyla OCR olarak bilinen optik karakter tanıma teknolojisi bunlardan biridir. Nitekim bu teknoloji sayesinde kağıtlar veya fotoğraflar taranarak PDF veya başka bir formatta bir dijital arşiv malzemesi elde edilir. Çoklu dil desteği sunan dijital arşiv programlarında bir PDF dosyayı anlık olarak başka bir dile çevirmek mümkündür. Dolayısıyla örneğin uluslararası ticaretle uğraşan bir firmanın kullanacağı dijital arşiv programı, tercümede büyük bir kolaylık sunar. OCR teknolojisi aynı zamanda da özel alan tipleri yaratmaya imkan sağlar. Yani doküman üzerinde özel alanlar oluşturur. Bu da özellikle ekip çalışmalarında iş süreçlerini hızlandırır. 

Dijital arşiv nasıl oluşturulur?

Pek çok bakımdan kullanıcılara avantaj sağlayan dijital arşivi oluşturmak için bazı noktalara dikkat etmek gerekir. Nitekim dijital arşivi oluşturmak için ilk olarak evraklarınızı tarayıcı için hazırlamalısınız. Bu aşamada öncelikle evrakların üzerindeki zımba veya ataşları çıkarın. Ardından sınıflandırma yapın ve tarama sırası oluşturun. İyi bir tarayıcınız varsa tarama işlemini sorunsuz şekilde gerçekleştirirsiniz. Ayrıca tarama yapmak için varsa yazıcınızın tarama özelliğinden de yararlanabilirsiniz. Tarama işleminin ardından bilgisayar ortamında bir dijital dosya elde edersiniz. Cihazınızın tarama kalitesi iyi değilse, görüntü iyileştirme çözümlerinden yararlanabilirsiniz. Bu çözümler temelde OCR teknolojisini kullanır. Başka bir deyişle görüntü kalitesini arttıran güçlü algoritmalara sahiptir. Bu işlemin ardından indeksleme yapmanız gerekir. Yani dijital arşiv malzemelerine erişim için gerekli bilgileri oluşturmalısınız. Eğer iyi bir dijital arşiv programı kullanırsanız indekslemede zorluk çekmezsiniz. Bu aşamada evrak türü, numarası, tarihi, sayısı vb. tüm özelliklerini sisteme işleyin. Ardından tüm kayıtları kontrol etmeyi ihmal etmemelisiniz. 

Kontrol işleminin ardından dijital dosyalarınızı dijital arşiv otomasyon sistemine aktarmanız gerekir. Böylelikle dijital dosyalar sadece sizin kullanımınızdan çıkar, sisteme kayıtlı diğer kullanıcıların erişimine hazır hale gelir. Aktarma işleminden önce tarama, kayıt ve kontrol işlemlerini dikkatli şekilde yaparsanız ileride herhangi bir sorun yaşamazsınız. Ancak gözünüzden kaçan hataları daha sonra fark ettiğinizde de sistemde gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz. Eğer iyi bir otomasyon sistemi kullanırsanız, entegre bulut çözümleriyle dijital arşivinize dilediğiniz ortamdan ulaşabilirsiniz. Nitekim bulut çözümleriyle birlikte dijital arşivlerin sunduğu olanaklar daha da artmakta. Hangi alanda çalışıyor olursanız olun, dijital arşivle çalışmalarınız çok daha düzenli ve verimli hale gelir. İş takibini kolaylaştıran dijital arşiv otomasyon sistemleri günümüzde iş hayatına yepyeni şekiller vermekte. Tarihi uzun bir döneme yayılan arşivleme faaliyetleri alanında dijital arşivcilik uygulamaları yepyeni bir sayfa açtı. Dijital arşiv bilgi teknolojileri geliştikçe başka yeniliklerin de iş hayatımızda yerini alacağını söyleyebiliriz. 

Dijital arşivin faydaları nelerdir?

Kamuda ve özel sektörde dijital arşiv sisteminin pek çok faydasından bahsedebiliriz. Her şeyden önce bu sistemler, evraklara ulaşım süresini ciddi ölçüde kısaltır. O kadar ki, istediğiniz bir belgeye saniyeler içinde ulaşabilirsiniz. Dolayısıyla dijital arşivlerin iş gücü ve zaman verimliliği çok yüksektir. Bu sistemin sağladığı tasarruf hem arşivleme süreçleri, hem de arşivlenen bilgilere erişim bakımından önemlidir. Dijital arşivde sınıflandırma çok kolay bir iş olduğu için geleneksel yöntemlerle yapılabilecek pek çok hatayı önlemek mümkündür. Ayrıca olası bir karışıklık durumunda sorunu saniyeler içinde çözmek mümkündür. Üstelik usulüne uygun şekilde dijital arşivde toplanan belge ve dokümanların asıllarını bulundurma yükümlülüğü yoktur. Bu durum bir taraftan mekan verimliliği sağlar. Yani işletmede arşiv için özel bir alan oluşturma gereksinimini ortadan kaldırır. Bir taraftan da belge ve dokümanlarda zamanla oluşabilecek yıpranma sorunlarını kökünden çözer. Dahası, dijital ortama giren belge ve dokümanların orijinallerini geri dönüşüme kazandırmak da mümkündür. 

Normal şartlar altında bir belgenin orijinaline aynı anda sadece bir kişinin erişim imkanı vardır. Oysa dijital arşivde yer alan belgelere aynı anda birçok kişi erişim sağlayabilir. Bu nedenle dijital arşivler özellikle çok kişinin çalıştığı işletmelerde kurumsal verimliliği ciddi ölçüde arttırır. Dijital dosyaların ihtiyaç halinde başka kişi veya kurumlarla paylaşılması da daha kolaydır. Sistem üzerinden gerçekleşecek indirme işlemi dosyayı bilgisayara indirir. Böylelikle e-postayla gönderime hazırlar. Belgelere erişim ve gönderimin dijital kanallardan yapılması, işletmenin baskı maliyetleri konusunda ciddi bir tasarruf yapmasını sağlar. Nitekim işletmenin fotokopi kağıdı, toner, dosya, klasör vb. maliyetleri bu sayede azalır. Diğer taraftan işi biten veya arşivlik değerini kaybeden dosyaların imhası da çok daha kolaydır. Bunun için basit bir silme işlemi yeterlidir. Bu yönüyle dijital arşivler çok daha çevre dostu çözümler sunar. Dijital arşivin bu gibi faydalarından yararlanmak için iyi bir tarayıcı ve otomasyon sistemine sahip olmanız yeterlidir. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…