İş Yükünüzü Hafifletmenin 10 Temel Kuralı

İş hayatında en fazla şikayet edilen konuların başında iş yükü geliyor. Yapılması gereken işler arttıkça çalışanların iş yükü konusundaki şikayetleri de artıyor. Koronavirüs salgını nedeniyle uzaktan çalışma sistemine geçen işletmelerde verimlilik, genel kanının aksine artmıyor, azalıyor. İşyerinde bir arada kolayca çözülebilecek sorunlar, uzaktan çalışma sistemi nedeniyle çözümsüz kalabiliyor. Zamanında yetişmeyen işlerin yanı sıra daha önce yapılmış işlerin üzerinden geçmek zorunda kalmak da iş yükünün artmasına yol açabiliyor. Yapılan iş ne olursa olsun, aslında doğru ve etkin bir planlamayla iş yükünüzü hafifletebilirsiniz. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı hakkında faydalı bilgiler paylaşacağız. 

Güne erken başlamalısınız.

İş hayatında başarıyı yakalamış tüm üst düzey yönetici ve iş adamlarının ortak özelliklerinden biri güne erken başlamaktır. Nitekim güne erken başlamak, yapılan iş ne olursa olsun, bilişsel yeteneklerin etkin şekilde kullanılmasını sağlar. Güne erken başlamak için kişinin uyku saatlerine dikkat etmesi gerekir. Aksi durumda oluşan uyku sersemliği, gün içinde dikkat ve odaklanma güçlüğü yaratır. Böyle bir durumda işler zamanında yetişmez ve iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı işlemez. Yaptığınız bir işin üzerinden tekrar geçmek sizi fazlasıyla yıpratır. Bilişsel yetilerdeki zayıflamanın yanı sıra göz yorgunluğu da verimliliğinizi düşürür. Eğer masa başı bir işte çalışıyor ve tüm gün bilgisayar ekranına bakıyorsanız, güne erken başlamanın sayısız faydasını görebilirsiniz.

Güne erken başlamak, iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde en önemlilerinden biridir. Güne erken başlamak için, yatış ve kalkış saatlerinizi olabildiğince sabit tutmaya çalışmalısınız. Bu sayede uyku ritminizi korumakta güçlük çekmezsiniz. Uyku saatiniz geldiğinde uykunuz gelmese bile yatakta olursanız uyumanız kolaylaşır. Fakat en fazla yarım saat içinde uykuya dalamamışsanız, yatakta dönüp durmak yerine uykunuzu getirecek bir şey yapabilirsiniz. Örneğin, dinlendirici bir müzik dinleyebilirsiniz. Bu sayede uykuya daha kolay dalabilirsiniz. Ayrıca, hafta sonları uzun süreler uyumaktan da kaçınmalısınız. Hafta sonları uyku düzeninizi korursanız, hafta içi uyku yorgunluğu hissetmezsiniz. Aksi durumda uyku yorgunluğu tüm hafta boyunca devam edebilir. Bu da sizi güne erken başlamaktan alıkoyar.

Kendinizi işe hazırlamalısınız.

Koronavirüs salgını nedeniyle tüm dünyada olduğu gibi ülkemizde de olağan dışı günler yaşanmakta. Salgınla birlikte artan sağlık endişeleri başta olmak üzere ekonomik, sosyal ve diğer endişeler, kaygı bozukluğu veya anksiyetenin de artmasına yol açabiliyor. Kaygı bozukluğu olan kişilerin yaptıkları işlere odaklanmaları, işlerini zamanında ve verimli bir şekilde sonuçlandırmaları çok zordur. Bu kişilerde kaygı mekanizması, karşılaşılan sorunlarla mücadele etmek yerine kişinin kendisini çaresiz ve zayıf hissetmesine yol açar. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde kendinizi işe hazırlama konusuna dikkat ederseniz, kaygılarınızla daha kolay mücadele edebilirsiniz.

Kendinizi işe hazırlamak için kendinize ait bir çalışma alanınızın olması çok önemli. Nitekim, ofiste çalışmaya oranla daha rahat ve ekonomik olduğu düşünülen evde çalışma, verimlilik bakımından doğru önlemler alınmadığında çalışanların ve işletmelerin performans düşüklüğü ve mali kayıp yaşamalarına neden olabiliyor. Öyle ki, korona döneminde pek çok işletme, çalışanları için uzaktan çalışma yönetmeliği hazırladı. Ve uzaktan çalışma sözleşmesi ile hangi kurallara uymaları gerektiğini çalışanlarına tebliğ etti. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde kendinizi işe hazırlamak için kendinize ait bir çalışma alanı oluşturursanız, iş sırasında uyulması gereken kurallar konusunda daha etkin sonuçlar elde edebilirsiniz.

İşe başlamadan önce program yapmalısınız.

Program yapmak, verimli çalışmanın olmazsa olmazlarından biridir. İşe başlamadan önce program yaparsanız, hangi işi ne zaman yapacağınızı bilir, önceliği hangi konuya vermek gerektiğine dair kafa karışıklığı yaşamazsınız. Program yaparken her şeyden önce, yapılması veya kontrol edilmesi gereken işler arasında önem veya öncelik bakımından bir sıralama yapmalısınız. Programınızın üst sırasına, en önemli veya en acil konuları yazmalı, daha az önemli işlere daha alt sıralarda yer vermelisiniz. Bu sizi, yapacağınız iş veya kontrolünü sağlayacağınız konuya ilişkin olarak gereksiz emek ve zaman kaybından kurtarır. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde program yapmaya gereken özeni gösterirseniz, işleriniz zamanında biter ve iş yükünüz artmaz.

İş için programlarınızı günlük, haftalık veya aylık olarak yapabilirsiniz. Bu konuda ajandalar size çok yardımcı olabilir. Nitekim, ajandaların en önemli faydası hem iş, hem de özel hayatımızı planlı bir şekilde sürdürmemize katkı sağlamasıdır. Ofiste çalışıyorsanız, gün içinde birçok toplantıya katılmak, birçok kişiyle görüşmek ve birçok işi takip etmek durumunda kalabilirsiniz. Hatta bazen günlük değil, haftalık veya aylık programınızı bile önceden belirlemeniz gerekebilir. Evde çalışırken de yine, birçok işi bir arada götürmek durumunda kalmış olabilirsiniz. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde program yapmaya gereken özeni gösterirseniz, bu konularda daha başarılı sonuçlar alabilirsiniz. İyi bir ajanda kullanırsanız günlük, haftalık veya aylık programlarınızı daha etkin şekilde düzenleyebilirsiniz.

Zamanı verimli şekilde kullanmalısınız.

Modern iş insanının en önemli sorunlarından biri zamanı verimli şekilde kullanmaktır. Yapılması gereken işlerin çok, zamanın ise az olması, zamanı verimli şekilde kullanmayı önemli hale getirmekte. Bir iş için ayırmanız gereken süre olması gerekenden ne daha az, ne de daha fazla olmalı. Yaptığınız işte uzmanlaştıkça zamanı daha verimli kullanabilir, gereksiz detaylarla uğraşarak zaman israfına düşmezsiniz. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde zaman verimliliği konusunda sıkıntı yaşıyorsanız, aslında yaptığınız işle ilgili daha temel birtakım eksiklikler var demektir. Bu eksikliklerin neler olduğunu görüp bunları gidermeye çalışırsanız, zaman verimliliği konusunda daha başarılı sonuçlar elde edebilirsiniz.

Zamanı verimli kullanma konusunda molalar çok önemli. Ne zaman mola vereceğinizi önceden belirlerseniz, bu sizi her istediğiniz zaman mola vermekten alıkoyar. Rutin molalar sayesinde zihninizi daha etkin bir şekilde dinlendirebilir, mola anlarınızda suçluluk hissetmezsiniz. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı içinde zaman verimliliğine dikkat etmez ve düzensiz çalışırsanız, gün içinde sıkça keyfi mola vermek durumunda kalabilirsiniz. Düzensiz çalışma ve keyfi molalar, zihninizi yaptığınız işten daha fazla meşgul eder ve iş yükünüzün artmasına yol açar. Keyfi molalar nedeniyle dikkatinizi çalıştığınız konunun üzerinde odaklamakta güçlük çekebilirsiniz.

Teknolojiden etkin şekilde yararlanmalısınız.

Evde veya ofiste çalışırken kırtasiye ürünleri birçok bakımdan kolaylık sağlar. Örneğin, ofislerin en çok sipariş verdiği ürünlerden biri olan hesap makineleri, bilgisayarınızdaki hesap makinesinden daha kolay kullanım imkanı sunabilir. Ya da masanızın üzerinde bulunduracağınız bir ajanda, cep telefonunuza indireceğiniz bir uygulamadan daha pratik olabilir. Fakat bununla birlikte, içinde yaşadığımız dijital çağın kendine özgü birtakım kolaylıkları ve imkanları mevcut. Yaptığınız işi eğer bir bilgisayar programı veya mobil uygulama üzerinden kolayca gerçekleştirebiliyorsanız, bu iş için teknolojiden etkin şekilde yararlanma yoluna gidebilirsiniz. Bu sayede iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda daha başarılı sonuçlar elde edebilirsiniz.

Yaptığınız işin gereği olarak zamanınızın çoğu bilgisayar karşısında geçiyorsa, kullandığınız programları çok iyi tanımalısınız. Bilgisayar programlarının farklı istek ve beklentilere uygun şekilde pek çok farklı özelliği mevcuttur. Bu özelliklerin hepsini bilmeseniz bile, yaptığınız işle ilgili ve ileride oluşabilecek ihtiyaçlarınıza yönelik tüm özelliklerini bilmelisiniz. Bu sayede iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı sizin için daha faydalı olur. Ayrıca, bilgisayarınızın hızına da dikkat etmeli, bilgisayarınızı düşük hızda kullanmamalısınız. Bilgisayarı hızlandırma yolları konusunda pratik birtakım çözümler, programları daha hızlı kullanmanızı sağlar. Aynı zamanda da işe duyduğunuz ilgi ve motivasyonu arttırır.

Zor işleri ertelememelisiniz.

Psikolojide haz kontrolü mekanizması olarak bilinen süreç, modern iş dünyasında yeterince iyi anlaşılmayan konulardan biridir. Haz kontrolü mekanizması bozuk kişiler, iş hayatında sürece değil, sonuca odaklanır. Böyle olduğu için, kısa sürede doyuma ulaşacakları konulara ilgi gösterir, uzun ve karmaşık konularla uğraşmaktan kaçınırlar. Fakat ne var ki, başarıya götüren süreçler çoğu zaman aslında bu uzun ve karmaşık konulardan geçmektedir. Bu konularla ilgilenmeyi gerekli ve anlamlı görmeyen kişiler, kısa sonuçlara yani hazlara odaklanarak başarısızlığı kabullenme yoluna giderler. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda etkin sonuçlar almak istiyorsanız, haz kontrolü mekanizmanızla ilgili farkındalıklarınızı mutlaka arttırmalısınız.

Günün her saatinde zihnimiz aynı bilişsel niteliklere sahip olmayabiliyor. Güne yeni başlayan bir zihnin bilişsel kapasitesi en üst düzeydeyken, günün ilerleyen saatlerinde bu kapasite ciddi ölçüde düşüyor. Gün içinde düzenli verilen molalar, zihnin bilişsel kapasitesini verimli şekilde kullanmasını sağlamakta. Yaptığınız iş ne olursa olsun, işinizde zorluk derecesine göre planlama yapmayı asla ihmal etmemelisiniz. Zor işleri zihninizin en güçlü olduğu zamanlarda yapmalı, basit işleri günün daha ileriki saatlerine ertelemelisiniz. Haz kontrolü mekanizmanız güçlüyse, zihninizin en güçlü zamanlarını basit işlerle harcamaz, zor işlere odaklanırsınız. Bu sayede iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda daha etkin sonuçlar alabilirsiniz.

İletişiminizi güçlü tutmalısınız.

İnsanın sosyal bir varlık olduğu gerçeği, iş hayatı içinde daha net bir şekilde ortaya çıkıyor. Evde veya ofiste eğer tüm zamanınızı işle geçiriyor ve yeterince sosyal ilişki kurmuyorsanız, iş konusunda istediğiniz sonuçları elde edemezsiniz. İş hayatında en sık karşılaşılan sorunlar arasında yer alan iletişim sorunları, empati eksikliği ve benzeri sorunlar, esasen iletişim yetersizliğinden kaynaklanmakta. Koronavirüs salgını nedeniyle her ne kadar bir araya gelme imkanınız olmasa da iş arkadaşlarınız ve sosyal çevrenizle iletişiminizi her zaman güçlü tutmalısınız. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda iletişimi güçlendirmeye gereken özeni gösterirseniz, arkadaşlarınızla daha kolay empati kurabilirsiniz. İletişiminiz zayıfsa, karşı tarafı daha kolay suçlama yoluna gider, işlerin başarıyla sonuçlanmasını engellersiniz. 

İnsanın çevresiyle kurduğu iletişim, akıl ve ruh sağlığı üzerinde çok önemli bir işleve sahip. İyi bir iletişim diliniz varsa, hayatınızın her alanında bunun olumlu yansımalarını görebilirsiniz. İyi bir iletişim diline sahip değilseniz, iş hayatının yanı sıra özel hayatınızda da başarılı ve mutlu olamazsınız. Sosyal ilişkiler, insanlar arasındaki iletişimi güçlendirmede çok önemli bir rol üstlenir. İlişkileriniz ve iletişiminiz güçlendikçe gereksiz polemiklerden, benlik kavgalarından, her türlü kıskançlıktan kendinizi korumayı başarabilirsiniz. Bu sayede iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda daha etkin sonuçlar alabilirsiniz.

Stres ve kaygıyla başa çıkmayı öğrenmelisiniz.

Yüksek stres ve kaygı altında çalışmak, vücuttaki adrenal ve kortizol seviyesini yükseltiyor ve beyin fonksiyonlarını, tehlike olarak algılanan koşulların üstesinden gelmeye koşullandırıyor. Stres aslında, vücudun tehlike veya sorun olarak algıladığı durumlar karşısında verdiği doğal bir tepkidir. Bu gibi durumlarla karşılaşan vücudumuzda ilk olarak nöronlarımız, kortikotropini serbest bırakarak hipofiz bezini etkinleştirir. Vücudumuzda dolaşıma başlayan kortikotropin sayesinde böbreküstü bezi, adrenali ve kortizolu harekete geçirir. Adrenalin görevi, nabzı ve solunum hızını yükseltmek ve kasları eyleme hazırlamaktır. Artan adrenalin düzeyine bağlı olarak vücudumuz, en zor fiziksel tepkileri bile kolayca verebilir hale gelir. Kortizol ise kandaki dopamin ve şeker miktarını arttırarak vücudumuzu adeta şarj eder, enerji düzeyini yükseltir.

Ne var ki, yüksek stres ve kaygı bozukluğu nedeniyle kişiler, tüm ilgi ve dikkatlerini belirli noktalara yoğunlaştırıp diğer bilişsel yetilerine baskı uygular. Yoğun stres altında çalışan kişilerin zihinleri, yaptıkları işin yalnızca belli bir noktasına odaklanmıştır. Bu odaklanma kendi iradelerine dayalı bir odaklanma değildir. Koşulların sürüklediği bir sonuçtur. Fakat ne var ki, bu odaklanma nedeniyle baskılanan diğer bilişsel yetiler, yapılan işin olması gerektiği şekilde sonuçlanmasına engel olur. Eğer stres ve kaygıdan uzak şekilde çalışma konusuna özen gösterirseniz, iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda pek çok engeli kolayca aşabilirsiniz. Bunu yapmak için, sizde stres yaratan koşullar hakkındaki farkındalıklarınızı arttırmalı, bu koşulların değişmesi için çevrenizdekilerden yardım istemelisiniz.

Çalışma alanınızı temiz ve düzenli tutmalısınız.

Evde veya ofiste iş yükünün artmasına yol açan nedenlerden biri de çalışma alanının kötü ve yanlış kullanımıdır. Dağınık bir çalışma ortamı, başta dikkatsizlik ve zaman kaybı olmak üzere motivasyonu düşüren pek çok soruna yol açar. Çalışırken dikkatinizi dağıtan her şey, işinize yoğunlaşmanızı engeller ve iş yükünüzün artmasına yol açar. Dağınık ortamlarda sürdürülen işler, öfke kontrolünü de olumsuz etkiler. Çalışma ortamlarıyla ilgili yapılan araştırmalara göre, ofis masası dağınık yöneticilerin çalışanlar üzerinde etki gücü daha azdır. Çalışma alanınızı, özellikle de masanızı temiz ve düzenli tutarsanız, iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda daha başarılı sonuçlar alabilirsiniz.

Çalışma alanının temizliği ve düzeni konusunda yapılan yakınmalar içinde en önemlilerinden biri şüphesiz ki zaman yetersizliğidir. Aslına bakarsanız, bu konuda fazla zamana ihtiyacınız bulunmamakta. Çalışma alanınıza gereken özeni gösterirseniz gün içinde zaten temiz tutar, düzenli kalmasını sağlarsınız. Bu iş için ayrı bir zaman ayırmanıza gerek kalmaz. Çalışırken temiz ve düzenli bir çalışma alanına sahip olursanız, motivasyon ve odaklanma güçlüğü yaşamazsınız. Kirli ve düzensiz çalışma alanları ise işe duyulan ilgiyi azaltır, dikkat dağınıklığına yol açar, iş yükünüzü arttırır. Ofisten çalışırken ofis temizliği ve ofis masa düzeni ne kadar önemliyse, evden çalışırken de ev temizliği ve çalışma masası düzeni aynı derecede önemlidir. Eğer iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda daha olumlu sonuçlar almak istiyorsanız, çalışma alanınızın günlük temizliğini ve düzenini ihmal etmemelisiniz.

Çalışma alanınızda gereksiz hiçbir şey bulundurmamalısınız.

Çalışma alanında gereksiz eşyalar, iş yaparken dikkatin dağılmasına ve odaklanma güçlüğü oluşmasına yol açar. Çalışma alanı düzenlemede temel amaç, çalışma alanını en işlevsel ve en estetik şekilde düzenlemektir. Çalışma masamızda “lazım olunca kullanırız” diyerek bazen öyle lüzumsuz şeyler bulundurabiliyoruz ki, bunları en son ne zaman kullandığımızı hatırlayabilene aşk olsun! Örneğin, hemen tüm işlerini online olarak yapan bir arkadaşımızın masasında zımba veya delgeç gördüğümüzde, buna bir anlam vermekte güçlük çekebiliriz. Fakat, bazen kendi masamızda hiç kullanmadığımız pek çok ofis malzemesi birikebiliyor. Böyle bir durumla karşılaşırsanız, bu eşyaları çalışma alanınızın dışına çıkarmada tereddüt etmemelisiniz.

Çalışma masanızda gereksiz eşyaları kaldırdıktan sonra, alan bölümlemesi yaparak masanızı daha verimli şekilde kullanabilirsiniz. Eğer gerçekten lazımsa masaüstü organizer, evrak rafı ve magazinlik gibi ürünleri etkin şekilde kullanabilirsiniz. Bunlara gerek duymuyorsanız, masanızın üzerinde sırf dekorasyon amacıyla bile olsa bunları bulundurmamanızda yarar var. Çünkü çalışırken zamanda verimlilik sağlamak adına bu gibi eşyalar, ortamın kolayca dağılmasına yol açabiliyor. Çalışma masanızda alan bölümlemesi yaparken en sık kullandığınız araçları en yakına, daha az kullandığınız araçları ise daha uzağa yerleştirmelisiniz. Ortaya çıkan serbest alanları ise çalışırken kullanmanız gereken diğer araç ve gereçler için değerlendirebilirsiniz. Bu sayede iş yükünüzü hafifletmenin 10 temel kuralı konusunda daha başarılı olabilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…