Ofis harcamalarından tasarruf nasıl yapılır?

Bu haftaki blogumuzda ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri ile ilgili çok önemli bilgiler paylaşacağız. Bu bilgiler sayesinde sıkıntılarınızda bir miktar iyileşme sağlayabileceğinize inanıyoruz. Bunların bir kısmını belki aranızda bilenler ve uygulayanlar vardır. Ve tabii, bunların bir bütün oluşturduğunu unutmamalısınız. Yani birini yapıp diğerini yapmadığınızda tasarruftan beklediğiniz sonuçları alamayabilirsiniz. Hadi hemen başlayalım. 

Belgelerinizi dijitalleştirin.

Hepinizin bildiği gibi, ofis harcamalarının en önemli kısmını fotokopi kağıdı, toner, kartuş, drum masrafları oluşturuyor. Hangi sektörde ne tür bir iş yaparsanız yapın, bu araçları kullanmak durumunda kalabilirsiniz. Dolayısıyla ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri listemin ilk sırasına belgeleri dijitalleştirmeyi koyuyorum. Ofiste yaptığınız işleri şöyle bir gözden geçirin bakalım. Bunlar içinde dijital kanallar üzerinden yapabileceğiniz işler yok mu? Özellikle insan kaynaklarıyla ilgili işleri dijital kanallardan takip edemez misiniz? Mesela çalışanlarınız izin kullanmak istediğinde form doldurup imzanızı almak zorunda mı? Bu işler niçin dijital kanallar üzerinden yapılmasın? Personel yönetiminin yanı sıra envanter ve zimmet yönetimi gibi işleri dijital kanallar üzerinden yapamaz mısınız? Bu bağlamda sizlere HRplan uygulamasını özellikle tavsiye ederim. Çünkü kullanıcı dostu bir arayüzü var. Bulut tabanlı erişim imkanı sunuyor. Ve altyapısı çok güçlü. Belgelerinizi dijitalleştirme konusunda bu uygulama iyi bir başlangıç olabilir. Bu sayede ofisinizdeki kağıt, toner vd. masraflarınızdan tasarruf etmeye başlayabilirsiniz. 

Altyapınızı güçlendirin.

Pandemiyle birlikte hayatımıza giren uzaktan çalışma sisteminin sağladığı nimetlerin farkındasınız değil mi sevgili arkadaşlar? Bu süreç özellikle beyaz yakalıları birçok sıkıntıdan kurtardı. Örneğin artık sabahın köründe kalkmıyoruz. Trafik sorunumuz yok. Ailemizle daha çok zaman geçiriyoruz. Bu süreç işverenlere de büyük fayda sağladı. İşletmenin elektrik, doğal gaz, su, yemek, içecek vb. giderlerinden tasarruf imkanı oluştu. Ayrıca çalışanların verimliliği arttı, personel sayısı azaldı. Bununla birlikte, uzaktan çalışma sistemine geçiş için bazı teknik gereksinimler mevcut. Eğer iş modeliniz uzaktan çalışma sistemine uygunsa altyapınızı güçlendirerek bu sistemin tüm avantajlarından yararlanabilirsiniz. Örneğin bulut çözümleri, sunucu güvenliği, IP santral gibi uygulamalar bir taraftan tasarruf sağlar. Bir taraftan da operasyonunuza esneklik kazandırır. Ayrıca e-fatura ve benzeri uygulamalar, ortak dosya sistemi, ortak çalışma araçları gibi konuların tasarrufa etkisi büyük. Bu konuda sizlere Hipposoft şirketini tavsiye ederim. Yeni nesil dijital bir iş geliştirme şirketi olan Hipposoft‘un deneyimli kadrosu sizlere bu konularda gerekli desteği sağlar. 

Periyodik bakım işlerinizi ihmal etmeyin.

Ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri listemin üçüncü sırasında periyodik bakım işleri var sevgili arkadaşlar. Ofis giderleri içinde elektrik ve doğal gaz giderlerinin payı oldukça büyük. Tasarruf yöntemleri dediğimizde birçok kişinin aklına kombiyi, klimayı daha az çalıştırmak geliyor. İyi ama, bunların bakımını ihmal etmişseniz daha az çalıştırsanız bile yeterince tasarruf yapamazsınız. Kombi bakımı içinde örneğin baca temizliği yılda bir kez yapılmazsa kombinin doğal gaz sarfiyatı artar. Klima bakımı içinde filtre temizliği, iç ve dış ünite temizliği enerji sarfiyatını doğrudan etkiler. Periyodik bakım işlerinin de elbette belli bir maliyeti var. Ancak orta ve uzun vadede bu maliyet size tasarruf yoluyla geri döner. Üstelik daha fazla avantaj sağlar. Bu gibi işler için benim tavsiyem Servis365 şirketidir. İşletmenizle ilgili her türlü bakım, onarım, tadilat vb. işleriniz için Servis365‘le iletişime geçebilirsiniz. Yurt genelini kapsayan hizmet ağıyla Servis365 ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri içinde elektrik ve doğal gaz giderlerinizi azaltacak çözümler sunmakta. 

Ofis cihazlarının kullanımını takip edin.

Belgelerinizi dijitalleştirdiniz, çalışanlarınızı uzaktan çalışma sistemine geçirdiniz, periyodik bakım işlerinizi yaptırdınız diyelim. Sırf bu üç yöntem bile tasarruf etmenin yolları konusunda size önemli kazanımlar getirecektir sevgili arkadaşlar. Şimdi gelelim doğrudan doğruya ofisinizle ilgili konulara. Çalışanlar öğle yemeğine çıkarken bilgisayarlarını kapatıyorlar mı? Peki ya eve giderken? Günde bir defa fotokopi çekmek için kullandığınız fotokopi makinesi gün boyunca açık kalıyor mu? Toplantı odasında aydınlatma ve havalandırma sistemleri açık bırakılıyor mu? Bu son derece önemli konular ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri bağlamında büyük sonuçlar doğurur sevgili arkadaşlar. Bu konularda bazı şehir efsanelerine sakın kulak asmayın. Örneğin bilgisayar uyku modunda bile olsa enerji sarf etmeye devam eder. Bu nedenle molaya çıkarken kapatmak gerekir. Fotokopi makinesini gereksiz yere açık tutmak çok büyük bir israftır. Toplantı odasını gün içinde takip ederseniz aydınlatma ve havalandırma sistemlerindeki gereksiz kullanımları önlersiniz. Hatta daha iyisi, çok gerekli olmadıkça toplantı yapmayın. Ya da dijital kanalları kullanın. 

Sensörlü ürünlerle henüz tanışmadınız mı?

Pandemiyle birlikte talebi artan ürünlerden biri de sensörlü ürünlerdi sevgili arkadaşlar. Bu ürünler ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri bağlamında önemli sonuçlar sağlamakta. Örneğin sensörlü sıvı sabun dispenseri bir taraftan el yıkamada hijyenik çözümler sunuyor. Çünkü teması kesiyor. Bir taraftan da gereksiz sabun tüketimini önlüyor. Onlarca kişinin çalıştığı işyerlerinde sırf bu yöntemle sıvı sabun giderlerinizde ciddi bir tasarruf elde edebilirsiniz. Tasarruflu olmanın yolları birçok kişiye ürünleri daha az kullanmak gibi geliyor. Oysa tasarruf yapmak için her ürünü ancak ihtiyacınız kadar ve doğru şekilde kullanmalısınız. Sensörlü ürünler işte bu konuda büyük bir avantaja sahip. Çünkü ürünü size zaten ihtiyacınız ölçüsünde sunuyor. Ayrıca sensörlü kağıt havlu makinesi ve el kurutma makinesi de bu konuda faydalıdır. Ofisinizde kağıt havlu tüketimi fazlaysa, gereksiz kullanımı önlemek için sensörlü kağıt havlu makinesi kullanabilirsiniz. Ya da el kurutma makineleri iyi bir seçim olabilir. Bunlar en iyi tasarruf yöntemleri içinde önemli fırsatlar sunmakta. 

Alışveriş yapmadan önce liste hazırlamalısınız.

Ofis harcamalarının ev harcamalarından önemli bir farkı var sevgili arkadaşlar. Ev için alışveriş yaparken hazırladığınız listenin bazen biraz dışına çıkabilirsiniz. Markette veya online kanallarda gördüğünüz bir ürünü mesela kendinizi şımartmak için sepete ekleyebilirsiniz. Ancak ofis harcamaları böyle değildir. Ofis için alışveriş yapmadan önce mutlaka liste hazırlamanız gerekir. Eğer standart kullanıcıysanız, listenizin yetkili kullanıcı tarafından onaylanması gerekir. Tam yetkili kullanıcı olsanız bile listenin dışına çıkıp her gördüğünüz ürünü sepete eklememelisiniz. Sepete ekleyeceğiniz ürüne şubenizde veya diğer şubelerde gerçekten ihtiyaç var mı? Size böyle bir talep iletildi mi? Bu konularda iletişime geçmeden listenin dışına çıkmamalısınız. Alışverişe başlamadan önce hazırladığınız liste ile alışveriş sonunda aldığınız ürünleri karşılaştırmayı da ihmal etmemelisiniz. Böylelikle alışveriş aşamalarında daha bilinçli adımlar atabilirsiniz. Onay süreçlerinde de sıkıntı yaşamazsınız. Ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri size her ürünü doğru zamanda ve doğru şekilde satın alma bilinci kazandırır. Bu yolla yöneticilerinizin takdirini de kazanırsınız. 

Ofis harcamalarını mutlaka incelemelisiniz.

Bu madde işverenlerle ilgili. Ofis harcamalarını bizzat yapsanız da yapmasanız da harcamaları mutlaka incelemeyi alışkanlık haline getirmelisiniz sevgili işverenler. Ofisinizde ayda ne kadar fotokopi kağıdı, kahve, şeker tüketiliyor? İhtiyaçlarınızı karşılamak için hangi kanalları tercih ediyorsunuz? Alışverişlerinizi hangi sıklıkla gerçekleştiriyorsunuz. Ofis harcamalarından tasarruf yapmak için bu sorular kritik bir öneme sahip. Siparişleri siz veriyorsanız, bunları daha kolay takip edebilirsiniz. Fakat satınalma biriminiz gerçekleştiriyorsa takibi sakın ihmal etmeyin. Hatta gerektiğinde sorular sorun. İlgili kişi bu konularda ne gibi araştırmalar yapıyor acaba? Hangi ürünü hangi fiyata nereden daha uygun şekilde alabileceğine bakıyor mu? Ofis harcamalarını düzenli şekilde incelerseniz bu konularda farkındalıklar artar. Bu da alışverişlerin daha planlı ve ekonomik şekilde gerçekleşmesini sağlar. Bu konularda online kanallar çok daha avantajlı. Örneğin benim sevgili şirketim Ofix ofis harcamalarını inceleme konusunda birçok pratik çözüm sunuyor. Sistemimizden çekeceğiniz satış raporlarına bakarak ofis harcamalarından tasarruf yöntemleri konusunda önemli kazanımlar elde edebilirsiniz. 

Tasarruf konusunda belli hedefleriniz olmalı.

Hangi işte olursa olsun hedef koymak başarıya giden yolda en önemli adımlardan biridir sevgili arkadaşlar. Hedefi doğru koyar, çalışanların bu hedefi benimsemesini sağlarsanız her konuda başarıya ulaşırsınız. İnternette bazen görüyorum, “bilinmeyen tasarruf yöntemleri” türünden bazı paylaşımlar yapılıyor. Tasarrufla ilgili aslında bilinmeyen bir şey yok. Kullandığınız her ürünü doğru zamanda doğru şekilde kullanmalı, gereksiz kullanımları önlemelisiniz. Ürünleri doğru şekilde saklamalı, ihtiyaç duymadığınız hiçbir şey almamalısınız. Tasarrufun temel mantığı işte budur. Ancak bu mantığın doğru işlemesi için hedeflerinizin de somut olması lazım. Örneğin, bu ay elektrik sarfiyatında yüzde 20 tasarruf yapma hedefi koyabilirsiniz. Bu hedefi tüm çalışanlarınızın benimsemesini sağlayın. Böylelikle çalışanlar bu hedefe ulaşmak için kendi yöntemlerini geliştirirler. Akşam çıkarken kapatacakları bilgisayarlar bile bu noktada önemli bir kazanım sağlar. Bu hedefleri her konuda koyabilirsiniz. Şu şartla ki, uygulanabilir olmalı ve tüm ekip tarafından benimsenmeli. Ay sonunda bir de bakmışsınız ki, hedeflerin üzerinde başarılar oluşmuş. Neden olmasın!?…