Personel giderlerinden tasarruf nasıl yapılır?

Merhaba sevgili okurlarım! Tasarruf konulu blog dizimin 18. bölümüne başlarken öncelikle hepinizin mübarek Kurban Bayramını şahsım ve Ofix.com ailesi adına kutlamak istiyorum. İnşallah bu bayram herkes için güzel geçer. Blog dizimde bu hafta personel giderlerinden tasarruf yöntemleri konusunu ele alacağım. Baştan söyleyeyim arkadaşlar. Personel giderlerinden tasarrufun anlamı personel çıkarma değildir. Buna karşın işyerlerinde tasarruf önlemleri denildiğinde akla ilk gelen konulardan biri personel çıkarmadır. Oysa hayır arkadaşlar, bu iki konu birbiriyle doğrudan ilişkili değildir. Hep söylediğim gibi, en iyi tasarruf yöntemi israfı önlemektir. Personel giderleri konusunda da aynı durum geçerli. İsraf kapsamına giren harcamaları sonlandırırsanız zaten personel çıkarma durumunda kalmazsınız. Mühim olan, bir kişinin işini üç kişiye yaptırmak değil. Böyle bir personel maliyetine hiçbir kurum dayanamaz. Bir işi en iyi şekilde yapacak bir kişi bulun, işte o zaman israf ve personel çıkarma durumu oluşmaz. Hadi bakalım, başlıyoruz, personel giderlerinden tasarruf yöntemleri işte huzurlarınızda… 

Deneyimli ve becerikli personeller istihdam edin.

En zor olanını en baştan söyleyeyim sevgili arkadaşlar. Hangi sektörde olursa olsun, deneyimli ve becerikli personeller tüm sektörlerde itibar görür. Verilen işleri zamanında bitiren, sorunları etkin şekilde çözen personeller her sektörde el üstünde tutulur. Şimdi diyeceksiniz ki, böyle personelleri nasıl bulacağız? Güzel bir soru. Ancak her sorunun cevabını benden beklemeyin. Ülkemizde ve dünya genelinde tüm hükümetler, yetişmiş insan gücü açığını kapatmak için başta eğitim olmak üzere birçok alanda gerekli önlemleri alıyor. Gerçi deneyim sahibi olmak için iş hayatının içinde olmak lazım. İş başvurularında deneyim önemli bir kriter. Ve işe girmeden deneyim kazanmak da mümkün değil. Personel yönetimi alanındaki sorunlar hepimizin malumu. Bu sorunların çözümünü benden beklemeyin. Fakat hakikat şu ki, bir işyerinde deneyimli ve becerikli personeller varsa verimlilik artar. Birisinin yapamadığı bir iş için başka birisini işe almak şirketleri büyütmüyor. Marifet, o işi en iyi şekilde yapacak kişiyi istihdam etmek. 

Personel eğitimlerine önem verin.

Yukarıda işaret ettiğim sorunların üstesinden gelmeyi sağlayacak konulardan biri şüphesiz ki personel eğitimleridir. Ülkemizde bu konu daha çok işe başlarken oryantasyon sürecinde akla geliyor sevgili arkadaşlar. Bir tür kılavuzluk eğitimi olan bu eğitimde, işe yeni başlayanlara iş süreçleri hakkında bilgi verilmekte. Fakat personel eğitimleri bununla sınırlı değildir. Aslına bakarsanız, işletmenin günlük iş akışı içinde gerçekleşen tüm olaylar birer eğitim fırsatıdır. Çalışanların karşılaştıkları sorunlar ve çözüm yolları, yeni durumlarla karşılaştıklarında başarı düzeylerini arttırır. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde personel eğitimlerinden etkin şekilde yararlanmak mümkün. Böylelikle işletmelerde personel yönetimi daha başarılı olur. Sorunlara kısa sürede ve etkin çözümler geliştirilir, gereksiz kaynak kullanımı düşer. Personel eğitimleri, eğitimi alan kişiler için olduğu kadar eğitimi veren kişiler için de faydalıdır. Eğitim sürecinde işletmeyle ilgili tüm sorunlar masaya yatırılır, harika beyin fırtınaları gerçekleşir. Yeni personel almaktansa personeli eğitmek her zaman için daha ekonomiktir. 

İşe alım giderlerinizi azaltın.

Diyelim ki yeni personele ihtiyacınız var. Bu durumda akla ilk gelen yöntem şüphesiz ki iş ve eleman bulma sitelerine ilan vermektir. Bu yöntem büsbütün faydasızdır diyemem. Şüphesiz ki işletmenin insan gücü ihtiyacını karşılamasına katkı sağlar. Ancak personel harcamaları bağlamında maliyeti iyi hesaplamak lazım. Sitelerin aldıkları ücretler yüksek. Oysa internet siteniz varsa, sitenizin İK veya Kariyer kısmına bir başvuru formu koyarsanız elinizde güzel bir data oluşur. Bu tür bir personel yönetimi anlayışı ile insan kaynakları gücüne çok daha ekonomik şekilde ulaşırsınız. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri bağlamında bu size işe alım süreçlerinde kazanım sağlar. Şirketinize doğrudan yapacakları başvurular, oryantasyonun ilk adımı olur. Eleman bulma sitelerine ilan verdiğinizde, elinize bir anda ve büyük bir data geçer. Üstelik başvuruların çoğu muhtemelen “ne iş olsa yaparım” kabilinden başvurulardır. Bu sitelerden iş arayanların büyük bölümü, gördükleri ilanlara fazla düşünmeden başvurma eğilimindedir. Bu durum, işe alma süreçlerinizi zorlaştırır. 

Çalışanlara hak ettikleri ücretleri verin. Ne daha fazla, ne daha az!

Sözüm meclisten dışarı, son zamanlarda şirketlerde “C” (Chief, yani Başkan) sıfatı taşıyan kişi sayısı artmaya başladı sevgili arkadaşlar. Bence bunun en önemli nedeni, LinkedIn ve benzeri platformlarda kişilerin kendilerini olduğundan daha büyük gösterme takıntısı. İşverenler de bu duruma aldanabiliyor. Bana sorarsanız, iş hayatında başarının ölçüsü, çalışanların unvanlarındaki “C” sıfatı değil, yarattıkları maddi ve manevi değerlerdir. Ülkemizde birçok şirkette “C” sıfatı taşıdığı halde bütün gün hiçbir iş yapmayan birçok şahsiyet mevcut. Üstelik maaşları asgari ücretin en az 5-10 katı. Bu durum, insan kaynakları ve personel yönetimi açısından tam bir facia. Kimse kusura bakmasın, bir şirkette “C” sıfatı kullanan kişi sayısı arttığı halde kârlılık artmıyorsa yönetimin kendisini sorgulaması lazım. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde işletmenizde “C” sıfatı kullanımını ne kadar azaltırsanız bence o kadar iyi yaparsınız. Bu sıfatı gerçekten hak eden, şirketlerinde kârlılığı arttıran kişileri ise elbette tenzih ederim. Onlara bir diyeceğim yok. 

İşlerinizi fazla mesaiye bırakmadan tamamlamaya çalışın.

Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde önemli konulardan biri de fazla mesai giderleridir sevgili arkadaşlar. Üretim odaklı faaliyet gösteren sektörlerde fazla mesai ücretleri personel giderleri arasında önemli bir paya sahip. Pandemi koşullarında maalesef personel kıyımı yapmak zorunda kalan pek çok işletme, sonraki süreçte fazla mesai ücretleri ödemek zorunda kaldı. Aslına bakarsanız, fazla mesai uygulaması özel durumlarla sınırlı kaldığı sürece anlamlıdır. Fakat rutine dönüşürse işletmede personel ihtiyacı var demektir. Diyelim ki bir fabrika, belli bir sürede yetiştirmesi gereken yüklü miktarda sipariş aldı. Normal mesai koşullarında siparişin yetişmesi mümkün değil ise insan kaynakları personel yönetimi fazla mesai seçeneğini gündeme getirir. Ancak işletmede fazla mesai uygulamasının rutin haline gelmesi bir taraftan işçilerin verimliliğini düşürür. Bir taraftan da işletmenin personel giderlerini arttırır. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde bu konuda da ölçülü olmak lazım. Artılar ile eksileri topladığınızda eksiye düşüyorsanız fazla mesai yerine yeni personel alımı yapmalısınız. 

Prim ve ikramiyeleri gözden geçirin.

Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde ele alacağım bir diğer konu prim ve ikramiyelerdir sevgili arkadaşlar. İşletmenizde iyi bir performans sistemi mevcutsa, prim ve ikramiyeler verimliliği ve kârlılığı arttırır. Ancak personel yönetimi ve insan kaynakları yönetimi için bu sistem sıkı takibi gerektirir. Performans ile dönemsel etkileri birbirinden ayırmak kolay değildir. Örneğin koyduğunuz satış hedefinin, pazardaki değişimler sonucu gerçekleşmiş olması mümkündür. Rakip firmaların yetersiz kalan üretim ve diğer koşulları bir anda işletmenizin yüksek ciro elde etmesine yol açabilir. Bu durum, çalışanların performanslarını arttırdıkları anlamına gelmez. Performans sistemi kısa süreli sonuçlar doğurur. Hatta bir süre sonra motivasyonu bozar. Çünkü çalışanlar yaptıkları işlerden ziyade prim ve ikramiyelere odaklanırlar. Bu nedenlerden dolayı, performans sisteminizi sürekli gözden geçirmeyi ihmal etmeyin. Aksayan konuları zamanında fark ederseniz kayıpları azaltma imkanınız olur. Ödülleri yükseltmek de yine böyle sorunlu bir konudur. Çünkü her zaman düşündüğünüz gibi işlemez. 

İş hayatında çalışanlara bazı özel durumlarda ödüller verilir. Bu konu da yine prim ve ikramiyeler gibi sıkı takip edilmesi gereken bir konudur. Örneğin şirketinizde 5 yılını tamamlayan çalışanlara 15 günlük devre mülk tatili hediye ediyorsunuz diyelim. 5 yılını doldurmuş olmak, böyle bir ödül için tek başına yeterli mi? Şirketinizde personel başına birim maliyeti hesaplayın bakalım. Personel ilişkileri yönetimi bağlamında bu çalışanın performansını inceleyin. Artılar eksilerden fazlaysa ödül kazanması motivasyonunu arttırır. Diğer tüm durumlar hem israf yaratır, hem de çalışanları tembelleştirir. Çalışanlarınıza sağlayacağınız yan haklar için de makul nedenleriniz ve ölçüleriniz olmalı. Örneğin yol yardımı yapıyorsanız, vereceğiniz tutar piyasa ortalamasının altında olmamalı. Ancak çok fazla üstüne de çıkmamalı. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde tüm prim, ikramiye, ödül ve yan haklar sıkı takip gerektirir. Bu konuda ipin ucu bir kez kaçarsa personel giderleri işletmelerin rekabet koşulları için sorun haline gelir. 

Dışarıdan aldığınız hizmetleri azaltın.

Sektöre yeni adım atan genç bir firmaysanız, birçok hizmeti kendi bünyenizde karşılamada zorluk çekmeniz mümkün. Fakat şirketinizi büyütmek için dışarıdan aldığınız hizmetleri azaltmanızda büyük yarar vardır sevgili arkadaşlar. İnternet üzerinden hizmet veriyorsanız örneğin kendi sunucunuza sahip olmanız bu bağlamda çok faydalıdır. Dışarıdan alacağınız sunucu hizmetleri, sitenizde yapacağınız geliştirmeler sırasında önleyici etkiler yaratır. Aynı zamanda da güvenlik açıkları meydana getirir. Ülkemizde internetten satış olanakları hızla artarken bu gibi konularda yeterli ilerleme halen gerçekleşmedi. Diğer sektörlerde de şirketler birçok hizmeti dışarıdan almak durumunda kalıyor. Şirketlerin kuruluş aşamasında tamam, makul bir durum bu. Fakat şirketiniz büyürken dışarıdan aldığınız hizmetler artıyorsa bu büyüme sağlıklı değildir. Bu durumda demek ki doğru noktalara doğru personel alımı gerçekleştirmiyorsunuz. Personel performans yönetimi de doğru gitmiyor demektir. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri bağlamında bu konuda da duyarlı olmalısınız. Dışarıdan alacağınız hizmetler için yapacağınız harcamalar şirket bütçenizde yük oluşturmamalı. 

Yemek harcamalarınız israf nedeni haline gelmemeli.

Fazla çalışana sahip işyerlerinde dışarıdan alınan yemek hizmetleri önemli bir gider kalemidir sevgili arkadaşlar. Yemek şirketleri maliyeti düşürmek için menü seçimini titizlikle yapar. Yemeklerin hem güzel ve lezzetli, hem besleyici, hem de ekonomik olması gerekir. Aksi durumda yemek şirketi zarar eder. Bununla birlikte yemek şirketlerinin konuya gösterdiği titizliği birçok şirkette maalesef göremiyoruz. Çalışanların tüketmedikleri yemekleri hayvan barınaklarına göndermek elbette güzel bir davranıştır. Ancak bu uygulama, işletme bütçesi üzerindeki yükü hafifletmez. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde yemek harcamalarınıza da dikkat etmeniz gerekir. Özellikle yarım günlük mesai süreleri ve Ramazan ayı bu bağlamda önemli zaman dilimleridir. Ramazan’da oruç tutan personeller nedeniyle işletmenin günlük yemek ihtiyacı düşer. Fakat gerekli bildirimi yemek şirketine yapmazsanız israf meydana gelir. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri bağlamında yemek giderlerinin de sıkı bir takibi gerekmekte. Ve aslında çalışanlara yemek kartı seçeneğini sunmak da bu bağlamda güzel ve faydalı bir yöntemdir. 

Hibrit çalışma modelini denemenizde yarar var.

Pandemiyle birlikte birçok şirket uzaktan çalışma sistemine geçti sevgili arkadaşlar. Ve gördüler ki uzaktan çalışma sistemi birçok bakımdan daha avantajlı. Her şeyden önce, çalışanların uzaktan yapabilecekleri işler için işyerine gelmelerine gerek yok. Gelmeleri hem kendileri, hem de işletme bütçesi için maliyet yaratıyor. Sadece işyerinde su tasarrufu konusunda bile önemli kazanımlar oluşmakta. Bazı iş kollarında ise zaman zaman bir araya gelmek gerekebiliyor. Bu tür iş kollarında hibrit çalışma sistemi personel giderlerinden tasarruf yöntemleri bağlamında güzel sonuçlar doğurdu. Çalışanlar haftanın sadece bir günü işe gelerek daha verimli çalışacaklarsa bunu denemek lazım. Tabii, uzaktan çalışma sisteminin uygulama esasları da önemli. Masa başı işlerde çalışan beyaz yakalıların büyük bir bölümü artık işe pek gitmiyor. Bu durum aslında özel hayat ile iş hayatı ayrımını kaldırdı. Ama bence genel olarak baktığımda artıları eksilerinden fazla. Hizmet verdiğiniz sektörde hibrit çalışma modeline geçiş imkanınız varsa bu sistemi mutlaka tavsiye ederim. 

Danışmanlık hizmetlerinin faydalı olup olmadığını takip edin.

Ülkemizde başta yönetim danışmanlığı olmak üzere farklı sektörlerde danışmanlık hizmeti veren çok sayıda kurum ve uzman mevcut. Danışmanlık hizmetleri hakkında hiçbir zaman bütüncül bir yaklaşım içinde olmamak gerekir. Yani bu hizmetler yerine göre bazen faydalı olur. Bazen de hiçbir fayda sağlamaz. Bu noktada insan kaynakları harcamaları esas belirleyicidir. Mesela şirketinizde yetişmiş eleman sorunu varsa hiçbir danışmanlık hizmeti bu sorunu çözemez. Fakat insan kaynakları gücünüz yeterli olduğu halde rekabet stratejileriniz zayıfsa o zaman bu hizmetlerin faydalı olması mümkün. Bu gibi durumlarda da maliyet analizi yapmak lazım. Örneğin SEO danışmanlığı, dijital pazarlama hizmetleri ve diğer pek çok alanda kazandığınız artıları ve eksileri objektif şekilde değerlendirin. Danışmanlık hizmetleri gerçekten faydalı oluyorsa kabul. Ancak şunu da unutmamak lazım. En başarılı danışmanlık hizmetlerinin de etkisi sınırlıdır. Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri içinde personel eğitimine öncelik verirseniz, yaşadığınız sorunları kendi bünyenizde çözersiniz. Danışmanlık hizmetlerine ihtiyaç duymazsınız. 

Personel giderlerinden tasarruf yöntemleri ile bu haftayı da kapatıyoruz sevgili arkadaşlar. Önümüzdeki hafta tatile denk geleceği için tasarruf konulu blog dizimin 19. bölümü sonraki hafta huzurlarınızda olacak. Bu arada, iyi bir personel, izin ve zimmet programı arıyorsanız HRplan tam size göre. Çünkü kullanıcı dostu bir arayüzü var. Bulut tabanlı erişim imkanı sunuyor. Ve altyapısı çok güçlü. Personel yönetimi alanında ihtiyaç duyduğunuz nitelikli çözümlerde HRplan ayrıcalıklarından yararlanmak için burayı tıklayabilirsiniz. Tekrar görüşünceye kadar kendinize çok çok iyi bakın. Kurban Bayramınız şimdiden kutlu olsun. Tatile gidecek olanlara da iyi tatiller diliyorum.

Ofixboy…