Rapor hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir?

İş hayatında hemen her gün ya bir rapor okumak, ya da hazırlamak durumunda kalabiliyoruz. İyi hazırlanmış raporlar, bilgilerin aktarılması ve istenilen sonuçların alınmasına büyük katkı sağlıyor. Kötü hazırlanmış raporlar ise kafa karıştırdığı gibi, doğru sonuçların alınmasını ciddi ölçüde engelleyebiliyor. Kariyerinizde yükselebilmek için iyi raporlar hazırlamaya özen göstermelisiniz. Peki, rapor hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir? Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, rapor hazırlarken nelere dikkat etmek gerektiği konusunu ele alacağız.

İyi bir planlama yapmalısınız.

Rapor hazırlarken her şeyden önce, iyi bir planlama şart. Rapor hazırlayacağınız konuya hakimseniz, planlama aşamasında önemli bir zorlukla karşılaşmazsınız. Konuya hakim değilseniz, mutlaka konunun uzmanı kişilerle bir ön görüşme yapmalı, raporunuzun planlamasını iyi şekilde yapmak için onların deneyimlerinden yararlanmalısınız.

Rapor hazırlarken iyi bir planlama yapmak için, raporunuzun konu ve amacını netleştirmelisiniz. Raporunuzun konusu ve amacının net olması, sizi gereksiz bir bilgi yığını oluşturmaktan alıkoyar. Raporunuzda kullanacağınız tüm bilgi ve veriler konuyla ilgili olursa, bu sizin iyi bir analitik düşünceye sahip olduğunuzu gösterir. Raporunuzda konuyla ilgisi olmayan bilgi ve veriler paylaşırsanız, karşı tarafın gerekli kararları alma veya onay verme süreçleri uzar.

Planlama konusunda ayrıca, sağlam temeller üzerinde durmaya dikkat etmeli, kaynağı belirsiz veya şüpheli bilgi ve veriler kullanarak karşı taraf üzerinde raporunuzla ilgili şüphe uyandırmamalısınız. Planlama aşamasında bilgi ve veri kaynaklarınızı dikkatli seçmeli, sağlam bir temele dayanmayan görüş, söylem veya iddialara yer vermemelisiniz.

Konunun kapsamını netleştirmelisiniz.

Raporunuzun konusunu net bir şekilde belirlemişseniz, konuyu sınırlandırmakta zorluk çekmezsiniz. Konu net ve sınırları belirgin olduğunda, bu sizi rapor yazımı sırasında gereksiz emek ve zaman kaybından kurtarır. Raporunuz seçtiğiniz konunun kapsamına göre uzun da olabilir, kısa da. Fakat kapsamı ne kadar sınırlı tutarsanız, raporunuz o kadar önemli hale gelecektir. Çünkü konunun kapsamı genişledikçe, bileşenler arasındaki ilgi azalacak, bu da raporunuzda sağlıklı sonuçlara ulaşmanızı zorlaştıracaktır.

Konunuzun kapsamına dair sınırlamayı hangi parametrelere göre yaptığınızı raporunuzda açıkça belirtmelisiniz. Örneğin, firmanızdan alışveriş yapan müşterilerin deneyimleriyle ilgili bir rapor hazırlıyorsanız, kurumsal müşteriler ile bireysel müşterileri ayırabilir, incelediğiniz dönemi söz gelişi son 1 ay veya son 3 ayla sınırlayabilirsiniz. Bu sayede raporunuzda daha sağlıklı sonuçlara ulaşabilir, müşteri memnuniyetinin artıp artmadığını veya hangi değişkenlerden etkilendiğini gözlemleyebilirsiniz. Satış raporu hazırlıyorsanız, raporunuzun hangi zaman dilimlerini kapsadığını mutlaka belirtmelisiniz.

Bilgileri doğru şekilde sınıflandırmalısınız.

Bilgileri doğru şekilde sınıflandırmak, bilgilerin aktarılması ve istenilen sonuçların alınmasına büyük katkı sağlıyor. Bir raporu iyi veya kötü hale getiren esas nedenlerden biri olan bilgi sistematiği, raporunuzun başarısını doğrudan etkileyecektir. Hazırladığınız raporda bilgi sistematiği ne kadar güçlüyse, ulaştığınız sonuçların kesinliği ve ikna ediciliği o kadar yüksek olacaktır. Bilgi sistematiği zayıf olan raporlar hem kafa karıştırır, hem de doğru sonuçların alınmasını ciddi ölçüde engeller.

Örneğin, firmanızdan alışveriş yapan müşterilerin şikayetlerini inceleyen bir rapor hazırlıyorsanız, benzer şikayetler için farklı kategoriler oluşturmamalısınız. Raporunuzda kullanacağınız kategoriler, sorunların esas kaynağını tespit etmeye yönelik toparlayıcı başlıklardan oluşmalı. Aynı şekilde, kategorilerin sayısına da dikkat etmelisiniz. Raporunuzda gereğinden fazla kategori oluşturursanız, sorunların esas kaynağından uzaklaşır, gereksiz ayrıntılarla uğraşır ve çözüm süreçlerinin uzamasına yol açabilirsiniz.

Anlaşılır bir dil ve akıcı bir anlatım kullanmalısınız.

Raporunuzda kullanacağınız dil, karşı tarafın anlama düzeyine uygun olmalı, karşı tarafın bilmediği veya bilmediğini öngördüğünüz kavram ve terimler kullanmaktan kaçınmalı, bildiğini düşündüğünüz kavram ve terimlerin açıklamasını yaparak konuyu dağıtmamalısınız. Eğer yöneticinizin istediği bir konuda rapor hazırlayacaksanız, yöneticinizin zaten bildiği kavram ve terimleri açıklamanıza gerek yok. Raporu eğer mesleki ve teknik birikiminden emin olamadığınız bir kişi veya kuruma sunacaksanız, kullandığınız kavram ve terimleri karşı tarafın anlayabileceği şekilde kısaca açıklamalı, fakat raporunuzun akışını bozmamalısınız.

Raporunuzda akıcılığı yakalamak için gereksiz betimlemeler yapmamalı, öyküleme yöntemlerinden uzak durmalı, analitik düşünceyi öne çıkarmalısınız. Raporunuzda ayrıca, yazı karakteri ve büyüklüğüne de dikkat etmelisiniz. Kullanacağınız karakterler gözü yormamalı, gereğinden büyük veya küçük olmamalı; raporunuzun hızlı ve kolayca okunabilmesini sağlamalı. Raporunuzun anlaşılmasını kolaylaştırmak için, şekil veya grafiklerden yararlanabilir, bunlar için Powerpoint veya Keynote gibi programları kullanabilirsiniz. Renk seçiminde ise birbirine yakın renkler kullanmamalı, zıt renklerle farklı kontraslıklardan yararlanmalısınız.

Objektif olmalısınız.

Rapor yazarken objektif olmak en zor konulardan biri. Raporunuz sonuçta, ulaştığınız bilgi ve verilerin sınıflandırılarak analiz edilmesiyle oluşuyor. Kullanacağınız bilgi ve verileri seçerken, bilerek veya bilmeyerek, raporunuzla alınmasını istediğiniz kararların oluşum süreçlerini etkileyebilirsiniz. Başka deyişle, istediğiniz kararların alınması için yalnızca bunlara götüren bilgi ve veriler kullanma yoluna şu ya da bu şekilde gidebilirsiniz. Oysa, sorunların nedenleri sizin zannettiğiniz şeylerden kaynaklanmıyor olabilir. Bilgi ve verilerin seçiminde objektif davranırsanız, sorunların çözümüne katkı sağlayabilirsiniz. 

Rapor yazarken objektif olmak için, ele aldığınız konularda farklı görüş ve değerlendirmelere ya da tezat olgu veya olaylara mutlaka yer vermelisiniz. Tek bir perspektiften ele alacağınız konular, raporunuzun başarısına gölge düşürecektir. İyi bir rapor, varmak istediğiniz sonuçlara en kısa ve hızlı şekilde ulaşmanızı sağlayan rapor değildir. Raporunuzda kendi görüş, düşünce veya kanaatlerinize de elbette yer verebilirsiniz. Ancak bunları sonuç kısmında ifade etmeli, bunu yaparken karşı tarafı bunları kabule zorlamamalısınız. Raporunuzda eğer size ait olmayan bir bilgi veya araştırma sonucunu paylaşacaksanız, bunları eksiksiz bir şekilde ve kaynak göstererek aktarmaya dikkat etmeli, kendi düşüncelerinizi destekleyen kısımlarını aktarmakla yetinmemelisiniz.

Sonuç kısmını ihmal etmemelisiniz.

Rapor yazarken sonuç kısımları çoğu zaman ya kısa geçilir, ya da atlanır. Oysa, bir raporun en önemli kısımlarından biri sonuç kısmıdır. Çünkü bu kısım, raporunuzla almak istediğiniz sonuçlara ulaşmanızı doğrudan etkiler. Bununla birlikte, raporunuzu yazmaya sonuç kısmından başlamamalısınız. Böyle yapacak olursanız, bilgi ve verileri analiz ederken objektifliğinizi korumakta zorluk çekebilirsiniz.

Raporunuzun sonuç kısmında, konuyla ilgili kendi görüş, düşünce veya önerilerinize ek olarak raporunuzu teslim tarihini, isminizi ve unvanınızı mutlaka belirtmelisiniz. Raporu eğer başkalarıyla birlikte hazırlamışsanız, onların da isim ve unvanlarını belirtmelisiniz. Raporunuzun bir örneğini mutlaka arşivinizde bulundurmalı, aynı konu hakkında yeni bir rapor yazarken eski raporlara atıf yapmalısınız. Bu sayede, yaptığınız çalışmalar arasında hem bütünlük sağlar, hem de görüş, düşünce ve önerilerinizde isabetli olup olmadığınızı anlayabilirsiniz.

Editörün Tavsiyesi: Noki 3035 Sıkıştırmalı Rapor Dosyası

Raporunuzu eğer online olarak değil de çıktısını alarak teslim etmek veya saklamak istiyorsanız, çıktıların dağılıp kaybolmasını önlemek için Noki 3035 sıkıştırmalı rapor dosyası iyi bir seçim olabilir. A4 boyutunda 5 farklı renk seçeneğine sahip bu ürünler, boydan sıkıştırmalı olup 20 sayfa kapasiteli. Renkli alt kapağa ve şeffaf üst kapağa sahip bu ürünler, PP malzemeden üretilmekte. Online ofis marketiniz Ofix.com üzerinden bu ürünleri sipariş vermek için burayı, kurumsal müşterilerimiz için sunduğumuz özel fırsatlardan yararlanmak için burayı tıklayabilirsiniz.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…