Sanal ofis nedir?

Günümüz iş dünyası içinde hızla yükselen trendlerden biri olan sanal ofislerin doğuşu, 1980’lerin ikinci yarısına kadar uzanıyor efendim. Uluslararası Servcorp firmasının CEO’su Alfred Moufarrige tarafından yaratılan sanal ofis kavramı, prestijli noktalarda ekonomik çözümlerle iş yürütme ihtiyacının bir sonucu olarak ortaya çıktı. Başlangıçta kuşkuyla yaklaşılan sanal ofisler, bilgi teknolojilerinde sağlanan ilerlemeler sonucunda mekana bağımlılığın azalmasıyla 2000’li yıllarda hızlı bir gelişim ivmesi yakaladı. Ofix.com sitesinin online alışveriş rehberi Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, sanal ofis konusunu ele alacağız.

Alfred Moufarrige ve Sanal Ofis Fikri

1980’li yıllarda hızla gelişen uluslararası ticaret, iş takibi konusunda pek çok sorunu beraberinde getirmişti. Bu dönemde çok uluslu şirketler, yatırım yapacakları ülkelerde iş görüşmeleri için uygun özelliklere sahip mekanlar bulmakta zorluk çekiyor, sabit bir lokasyonda iş takibi yapmaları mümkün olmuyordu. Sanal ofis fikrinin mucidi Alfred Moufarrige, 1978 yılında Sydney’de kurulan bir emlak ve teknoloji şirketi Servcorp‘un icra kurulu başkanıydı. Dünyanın farklı coğrafyalarında yaptığı açılımları sürdürmek isteyen Servcorp‘un işlerinin takibi bu dönemde büyük bir sorun haline gelmişti.

Lübnan kökenli Avustralya vatandaşı Moufarrige, Dubai’deki Emirlik Ofis Kulesi‘ni gördüğünde, şirketin ilk Ortadoğu ofisini burada açmaya karar verdi. Nitekim bu ofis, şirketin bu coğrafyada açacağı ofislerin ilki olacaktı. Dubai’de emlak fiyatlarının yüksek olması, hizmet sektöründeki firmalar için büyük bir dezavantajdı. Oysa, Emirlik Ofis Kulesi bu gibi firmalara ekonomik çözümler sunabilir, aynı zamanda da Dubai’nin Batıya açılma sürecine katkı sağlayabilirdi.

Ne var ki, Servcorp için Dubai’de kiralanan ilk ofis, beklendiği kadar verimli olmadı. Şirketin bu lokasyonda işleri iyi gitmedi. Ofis 10 yıl süreyle kiralandığı için, şirket büyük zarara uğradı. Bunun üzerine, şirketin hizmet vereceği lokasyonlarda genel giderleri ve olası riskleri en aza indirecek yeni bir çözüm arayışına gidildi. İşte bu dönemde Moufarrige, şirket için iletişim ve adres hizmeti sağlayan sanal ofis fikrini ortaya attı. Böylelikle, alış-satış işlerini dijital teknoloji üzerinden takip edebilecekleri ve müşterilerle gerektiğinde yüz yüze iletişim kurabilecekleri ortamlar yarattılar.

Servcorp‘un kurduğu ilk sanal ofis, yalnızca kira masrafını çözmedi, aynı zamanda sekreterlik hizmetlerinde de önemli bir tasarruf kalemi yarattı. Geleneksel şirket ve ofis imajı için büsbütün yeni olan sanal ofis kullanımı, zamanla aynı mekanda sunulan bir hizmet sektörünü meydana getirdi. Çalışmalarını belli bir mekana bağlı olmadan sürdüren, bununla birlikte toplantı ve özel görüşmeler için prestijli bir iş adresine ihtiyaç duyan kişi ve şirketler, bu fikre büyük ilgi gösterdi.

Sanal ofis ne gibi fırsatlar sunuyor?

Yukarıda kısaca özetlemeye çalıştığımız sanal ofis fikrinin çıkış noktası, pek çok kişi ve firma için çok önemli fırsatları içinde barındırıyor. 2000’li yıllarda yaygınlaşan sanal ofis hizmetleri sayesinde özellikle de Ortadoğu ve Asya’da hizmet sektöründe faaliyet gösteren pek çok şirket, kira ve personel masrafları başta olmak üzere birçok alanda tasarruf sağladı, iş verimliliği ve performans yönetimini geliştirdi. Yazımızın bu kısmında, sanal ofislerin sunduğu fırsatlara kısaca temas edeceğiz.

Mekana bağımlılıktan kurtulabilirsiniz.

Mobil bir işiniz varsa, bir şirkette temsilcilik yapıyorsanız veya işiniz gereği tek bir adreste bulunmuyorsanız, aslında sabit bir ofise ihtiyacınız yok demektir. Fakat, belli bir iş adresinizin olmasını istiyor, siz yokken kargo ve diğer görüşmelerinizi takip edecek sekreterlik hizmetlerine ihtiyaç duyuyorsanız, sanal ofis hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Böylelikle siz nerede olursanız olun, tüm sekreterlik işleriniz profesyonel bir ekip tarafından yönetilir ve işlerinize daha fazla odaklanabilirsiniz. Üstelik, telefonlarınızın firma isminizi kullanan bir sekreter tarafından yanıtlanması, müşterileriniz ve diğer iş arkadaşlarınızın nezdinde olumlu bir imaj yaratacaktır.

Kaliteli bir çalışma ortamına sahip olabilirsiniz.

Sanal ofis hizmetleri, kişi veya şirketleri mekana bağımlı olmaktan kurtardığı gibi, diledikleri zaman kaliteli bir çalışma ortamında işlerini yürütmelerini sağlamakta. Eğer evinizde veya kafelerde takip ettiğiniz bir işiniz varsa, dilediğiniz zaman sanal ofis lokasyonunuza giderek günlük ofis hizmetinden yararlanabilir, sessiz ve huzurlu bir ortamda işlerinizle ilgilenebilirsiniz. Günlük ofis hizmeti, aynı zamanda da ortak çalışma alanlarında takım arkadaşlarınızdan profesyonel destek almanıza, yaptığınız işlerde bilgi ve donanım bakımından kendinizi geliştirmenize katkı sağlar.

Kira ve personel masraflarında tasarruf sağlar.

Ofis kiraları ve personel masrafları, şirketlerin en önemli gider kalemleri arasında. Şirketlerin sabit giderlerini oluşturan bu masraflar, nakit akışında sorunlarla karşılaşıldığında yapılan işin niteliğini olumsuz yönde etkiliyor. Üstelik, yeni bir işe atılmak isteyip de gerekli sermayeyi henüz bulamadığınız için kendi ofisinizi kurmakta güçlük çekiyor olabilirsiniz. Ofis mobilyaları, ofis malzemeleri, vb. masrafların yanı sıra personellerin maaşları için de yeterli kaynağınız olmayabilir.

Bu gibi durumlarda sanal ofis hizmetleri, kira ve personel masraflarında büyük bir tasarruf imkanı sunmakta. Ayrıca, yaptığınız işin niteliğine bağlı olarak dilediğiniz zaman sanal ofisinizin lokasyonunda değişim sağlayabilirsiniz. Ki bu da gelişmekte olan şirketler için büyük bir avantaj. Taşınma masraflarını sıfıra indiren sanal ofis hizmetleri, kaynak sıkıntısı nedeniyle büyümekte zorlanan şirketler için olanaklı en ekonomik çözümdür.

Şirketinizi daha büyük ve itibarlı gösterebilirsiniz.

İş hayatına yeni girmekteyseniz veya işinizi geliştirmek istiyorsanız, prestijli bir iş adresinizin olması büyük önem taşıyor. Özellikle de yurt dışından gelecek yatırımcıları böyle bir lokasyonda misafir etmek, yapacağınız iş görüşmesinin seyrini ciddi anlamda değiştirebilir. Sanal ofis hizmetleri içinde hazır ofis veya toplantı odası hizmetleri, olumlu bir imaj yaratmanıza büyük katkı sağlayacaktır. Başka deyişle sanal ofis, sizi ve şirketinizi mekana bağımlılıktan kurtarırken, şirketinizi olduğundan daha büyük ve itibarlı göstermenize yardımcı olacaktır.

Sanal ofis hizmeti nasıl alınır?

Sanal ofis konusunu ele aldığımız bu yazımızı bitirmeden önce, sanal ofis hizmetini nasıl alabileceğiniz konusuna da kısaca temas edelim. Türkiye’de 2000’li yıllarda hızla gelişmeye başlayan bu sektörde öne çıkan bazı hizmet sağlayıcılar mevcut. Bu hizmet sağlayıcılardan biri olan Workinton, 14 farklı iş merkezinde, 10 bin metrekarelik alanda, 15 bin üyeyle 2 binin üzerinde kurumsal firmaya hizmet vermekte. Kuruluşunun 5. yılında Workinton, en merkezi lokasyonlarda hızlı bağlantı ve zengin ikramlıklarla kaliteli çalışma ortamları sunuyor.

Bir diğer hizmet sağlayıcı Regus firması, dünya genelinde 120 ülke ve 900 şehirde sanal ofis hizmeti sağlamakta. Lüksemburg merkezli Regus, 3 binden fazla iş merkezinde özel lokasyonlara sahip ve farklı türlerdeki ofis ihtiyaçlarına etkin çözümler sunuyor. Smartoffice firması da yine, sanal ofis hizmetleri alanında önemli firmalardan bir diğeri. İstanbul Veko Giz Plaza‘da hizmet veren Smartoffice, tam donanımlı çalışma ve toplantı odaları, özel dinlenme bölümleri, yetenekli ve teknik destekli asistanlık hizmetleriyle öne çıkıyor.

2010 yılında Yeşilköy EGS Business Blokları‘nda faaliyete başlayan eOfis ise İstanbul, Ankara, İzmir, Gaziantep, Bursa ve Konya şubelerinde sanal ofis hizmeti sunan bir diğer hizmet sağlayıcı firma. Dünya genelinde birçok ülkede hizmet ağı bulunan Alliance Business Centers Network ve eOffice üyesi olan eOfis, pek çok girişimci ve kurumsal firmaya yüzde 80 oranında maliyet avantajı sağlıyor, yüksek teknolojik alt yapısıyla modern ofis ve toplantı alanlarında ekonomik ve kaliteli ofis çözümleri sunuyor.

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…