Toplantıda hızlı not tutmanın püf noktaları nelerdir?

Ofiste hemen her gün en az bir toplantıya katılmamız gerekebiliyor. Yaptığımız işlerle ilgili önemli konuların görüşülüp karara bağlandığı toplantıların verimli olabilmesi için, toplantıda konuşulanları iyi bir şekilde not almamız şart. Toplantıda hızlı not tutmanın püf noktalarını bilirsek, notlarımızı iyi bir şekilde alabilir, toplantılarımızı daha verimli hale getirebiliriz. Ofix Blog‘da bugünkü yazımızda, toplantıda hızlı not tutmanın püf noktalarını paylaşacağız. 

Not tutmak için iyi bir hazırlık yapmalısınız.

Toplantıda hızlı not tutmak için her şeyden önce, iyi bir hazırlık yapmalısınız. Not tutmak için ister kırtasiye ürünleri, isterseniz teknolojik ürünleri kullanabilirsiniz. Hangisini tercih edeceğiniz tamamen size kalmış bir durum. Bununla birlikte, kullanmakta güçlük çektiğiniz bir ürünle not tutmaya çalışmamalısınız. Sırf “havalı” durduğu için cebinizde taşıdığınız fakat ergonomik tutuş özelliğine sahip olmayan bir dolma kalem, toplantı uzadıkça not tutmanızı epeyce zorlaştırır. Sayfalarını çevirmekte zorluk çektiğiniz bloknotlar veya ajandalar için de durum aynı. Bunların yerine basit bir yazı altlığı ve bir miktar kağıt kullanabilirsiniz. Tablet gibi teknolojik ürünlere alışkın değilseniz, not tutmak için bunları kullanmamanızda yarar var.

Toplantıya girmeden önce, hızlı not tutmanızı kolaylaştıran araçlar seçmelisiniz. Not tutmak için kırtasiye ürünlerini tercih ediyorsanız kurşun kalem, versatil kalem veya tükenmez kalem iyi bir seçim olabilir. Kurşun veya versatil kalemler için yanınızda silgi bulundurmanıza gerek yok. Not tutma işlemi sırasında herhangi bir yanlış yaparsanız, ilgili kısmı silmek yerine karalayabilirsiniz. Tükenmez kalemler için mümkün olduğunca tek renk kalem tercih etmelisiniz. Farklı renkte kalemler kullanıp bunları değiştirmek için vakit harcamamalısınız. Notlarınızı temize çekerken farkı bilgi kategorileri veya iş planları oluşturmak için renkli kalemler kullanmayı tercih edebilirsiniz.

Hem dinleyip hem not almalısınız.

Toplantıda hızlı not tutmak için, konuşan kişiyi önce dinleyip sonra not almaya çalışmamalı, aynı anda hem dinleyip hem not almalısınız. Toplantı sırasında yapılan konuşmalar, uzun süre akılda kalmaz ve kısa sürede unutulur. Konuşan kişiyi dinlerken not alırsanız, hem hiçbir şeyi kaçırmamış olur, hem de yaptığı açıklamaları daha iyi anlarsınız. Varsa çelişki veya tutarsızlıkları daha kolay fark edersiniz. Bunun için anahtar sözcükler oluşturabilir, bu sözcükleri sayfa başı veya kenarında özel olarak belirtebilirsiniz. Benzer sözcükler için tablo oluşturabilir, bu tablodan etkin bir şekilde yararlanabilirsiniz. Konuşma sırasında yapılan tekrarlara karşı dikkatli olmalı, not aldığınız bir açıklamanın anlamca eşdeğerini tekrar not almaktan kaçınmalısınız.

Toplantı sırasında konuşmacıyı dinlerken zihninizi pasif olarak değil, aktif olarak kullanmalısınız. Not tutma işlemi sırasında, “Bu konuşmanın amacı ve ana teması nedir?”, “Konuşmacı hangi gerekçelerle neleri savunuyor, nelere karşı çıkıyor?”, “İddialarını temellendirmek için kullandığı verilerin iddialarıyla ve birbiriyle ilişkisi nedir?” gibi sorular sorarsanız, zihninizi aktif bir şekilde kullanabilirsiniz. Bu sayede hem daha hızlı not tutar, hem de konuşmacıyı daha iyi anlarsınız. Notlarınız açık ve anlaşılır olursa, toplantınızın amacına ulaşma imkanı artar.

Dikkatinizi konuşan kişiye odaklamalısınız.

Toplantı sırasında yapılan konuşmalar katılımcıların hemen hepsini bir şekilde ilgilendirdiği için, konuşmalarda araya girmeler çok sık rastlanan bir durumdur. Araya girmeler bazen konudan uzaklaşmaya, hatta karşılıklı polemiklere dönüşebilir. Toplantı sırasında bu gibi durumlara hazırlıklı olmalı, konuşan kişinin sözleri bitmeden dikkatinizi başka bir noktaya çevirmemelisiniz. Söz sırası araya giren kişiye geldiğinde, söylemek istediklerini zaten etraflıca anlatacaktır. Dikkatinizi o zaman ona odaklayabilirsiniz.

Toplantı odası dekorasyonu içinde dikkatinizi dağıtan herhangi bir obje varsa, dikkatinizi bu objeden kesinlikle uzak tutmalısınız. Bu konuda gerekirse, toplantıyı yöneten kişiden ricada bulunabilirsiniz. Dikkatiniz eğer konuşmacının kullandığı bir objeden dolayı dağılıyorsa, dikkatinizi konuşmacıya odaklamak için azami çaba sarf etmelisiniz. Aynı şekilde, not tutmak için kullandığınız araç ve gereçlerin ortamda rahatsızlık yaratmamasına dikkat etmelisiniz.

Özet yapmalı, sembollerden yararlanmalısınız.

Toplantı sırasında bazen çok detaylı açıklamalar yapılabilmekte. Toplantıda hızlı not tutmak için tüm ayrıntıları not etmeye çalışmamalı, olabildiğince özet yapmalısınız. Nitekim, konuşma sırasında dakikada ortalama 120 sözcük kullanmak mümkün. Fakat not tutarken dakikada ortalama 20 sözcük yazmak bile yorucu olabilir. Not tutarken olabildiğince seçici olmalı, notlarınızı gereksiz ayrıntılarla doldurmamalısınız. Edat ve bağlaçlarla cümleleri uzatmak yerine basit sözcüklerle kısa cümleler kurmalısınız. Belirli birtakım kavram, kategori veya ifade grupları için sembollerden yararlanmalısınız.

Toplantıda ayrıntılı birtakım bilgiler paylaşılacaksa ve konuşmacı ayrıntılı bir sunum dosyası hazırlamışsa, dosyanın bir kopyasını isteyebilir, ihtiyaç duyduğunuz ayrıntılara bu dosya üzerinden kolayca ulaşabilirsiniz. Konuşmacı eğer konuşmasına iyi hazırlanmamışsa, konudan konuya atlayarak dikkatin dağılmasına ve konu bütünlüğünün bozulmasına yol açabilir. Bu gibi durumlarda, özel sembollerle konu veya bilgi kategorileri oluşturabilir, bu kısımlarda boşluk bırakabilirsiniz. Aynı noktaya tekrar geldiğinde notunuzu bu kısma alırsanız, hem benzer içerikli notlar almaktan kurtulur, hem de konu bütünlüğü oluşturabilirsiniz.

Vurgulara dikkat etmelisiniz.

Toplantı sırasında konuşmacı, önemli gördüğü kısımları en az birkaç kez mutlaka vurgulayacaktır. Bu vurgu bazen beden dili veya ses tonu ile olabileceği gibi, bazen de “şunu vurgulamak istiyorum”, “altını çizerek söylüyorum” vb. ifadelerle olabilir. Konuşmacının yaptığı bu gibi vurgular, dikkatin belli bir noktaya yoğunlaşmasını sağlar ve toplantıda hızlı not tutmayı kolaylaştırır. Konuşmacı başka bir konuya geçtiğinde, bu vurgular sayesinde konuşmanın bütününü daha iyi anlayabilirsiniz. Notlarınız içinde bu kısımların başına özel bir işaret (ünlem, yıldız vb.) koyarsanız, notlarınızı daha sonra okuduğunuzda veya temize çekerken zaman verimliliği sağlayabilirsiniz.

Kaçırdığınız kısımlar için boşluk bırakmalısınız.

Ofis toplantıları sırasında bir konu hakkında aynı anda bazen birçok şey söylenebilir, birçok öneri yapılabilir. Tüm bunları not etmeniz çoğu zaman mümkün olmayabilir. Bu gibi durumlarda, ilgili konunun altında bir miktar boşluk bırakabilirsiniz. Aynı konu tekrar açıldığında veya söz sırası size geldiğinde, eksikleri tamamlamak için soru sorabilir veya söylenenlerin tekrar edilmesini rica edebilirsiniz.

Editörün Tavsiyesi: Faber-Castell 1440 Tükenmez Kalemler

Toplantıda hızlı not tutmanın püf noktalarını paylaştığımız bu yazımızı bitirmeden önce, Faber-Castell 1440 tükenmez kalemleri kısaca tanıtmak istiyoruz. Online ofis marketiniz Ofix.com‘un verilerine göre ofislerin en çok sipariş verdiği tükenmez kalemler içinde yer alan bu ürünler, toplantıda hızlı not tutmanızı kolaylaştırabilir. 250 yıldan uzun bir geçmişi olan Faber-Castell‘in dünya genelinde 23 ülkeye yayılan toplam 14 üretim tesisinde imalatı yapılan bu ürünler, ülkemizde hemen her yaş ve meslek grubundan kullanıcı tarafından büyük ilgi görüyor. 

Tüm okurlarımıza sağlıklı, keyifli ve bol kazançlı günler diliyoruz…